Ingen affärsverksamhet är perfekt. Chanserna är att någon gång i din karriär kan du stöta på ett problem som behöver hanteras med en högre nivå av förvaltning. Många företag uppmuntrar användningen av anmälningsrapporter som den korrekta metoden att formellt framlägga ett klagomål. Dessa rapporter brukar användas för att hantera otillfredsställande transaktioner eller villkor rörande ett företag. Att skriva en klagomålsrapport korrekt är nyckeln till att få din oro hörd och problemet åtgärdats.
Adressera bakgrunden till situationen. Ge viktig information som din position och din anledning till att skriva. Ange orsaken till ditt missnöje medvetet.
Följ bakgrunden med en mer detaljerad beskrivning av problemet. Rapportera objektiva fakta. Beskriv de resulterande effekterna av problemet.
Kommunicera vad du anser vara en tillfredsställande lösning. Förklara vad du förväntar dig att den andra parten ska göra för att åtgärda situationen.
Lägg till en varning om du känner att det är nödvändigt. Du kanske vill kommunicera konsekvenserna om den andra parten inte deltar i att lösa problemet. Det här steget är valfritt, baserat på ditt förhållande till den andra parten och svårighetsgraden av problemet.
Avsluta med en artig slutsats som uttrycker din optimistiska syn på situationen. Kommunicera en känsla av att vilja lösa problemet för att gynna båda parter.
tips
-
Kom ihåg att använda artighet i hela brevet. Avstå från att förolämpa den andra parten eller låta fientlig.
