KPI är "viktiga resultatindikatorer". Dessa indikatorer är mätare som hjälper dem i företagsledningen att se hur nära (eller långt) företaget eller avdelningen är från att nå ett förutbestämt mål eller uppsättning mål. Skriva KPI kan hjälpa en chef och anställda att se vad som fortfarande behöver göras och motivera dem för att uppnå dessa mål. Processen att skriva KPI i sig är inte svårt. Men att skapa KPI som kommer att vara effektiv kräver överväganden.
Skriv KPI som kortfattat, enskilt dokument. Varje KPI ska motsvara en viss kategori, avdelning eller projekt. Till exempel kan en KPI skrivas in mot kundnöjdhet, medan en annan kan vara inriktad på overheadkostnader.
Börja KPI-dokumentet med en rubrik som definierar syftet med KPI. Håll den så kortfattad men ändå specifik som möjligt. En eller två meningar är tillräckliga. Till exempel kan en KPI för kundnöjdhet ha rubriken "Öka kundnöjdhet".
Ange syftet med KPI. Det är viktigt för både ledning och personal att veta varför de borde sträva efter att nå ett visst mål, eller varför den här prestationen måste mätas. Förklara kort hur det är fördelaktigt att nå det uppsatta målet eller loggningstiden som spenderas på en åtgärd.
Ange hur KPI ska mätas. Inkludera mätfrekvensen samt hur länge det kommer att inträffa. Om du till exempel skriver ett KPI angående kundnöjdhet kan du genomföra en telefonundersökning som inträffar efter varje samtal och kommer att äga rum under en 3-månadersperiod.
Ange ett målmål. Bestäm ett mål som är kvantifierbart och mätbart. Det bör ge det önskade resultatet, till exempel en viss procentandel inom en viss tidsperiod.
