Den generella boksluten är där allt företagets bokföringsinformation och register sammanfaller, och där alla transaktioner publiceras. Det är också där informationen om balansräkningen (balansräkning, resultaträkning och kassaflödesanalys) dras från. Den övergripande bokföringen måste hållas i balans och uppdaterad för att bokföringen ska vara fullständig och korrekt.
Bestäm om huvudboken är i balans. Periodiskt, vanligtvis månadsvis, kommer ett företags böcker att balanseras och stängas. Det innebär att alla nödvändiga justeringar görs för att balansera huvudboken. Bokslutet är hämtat från huvudboken. Avslutande poster görs för att fastställa startbalanser för nästa period - det vill säga uppdatera huvudboken. Avslutande poster ska inte göras förrän huvudboken är i balans för den aktuella perioden. Om startbalanser är felaktiga för efterföljande perioder kommer de att fortsätta att vara så för alla efterföljande perioder tills rätt korrigering görs.
Kör en försöksbalansrapport som visar startbalanser och slutliga saldon. Om startsidans totalvärden inte är lika med noll, kör försöksbalansrapporten igen.Perioden där begynnelsebalansen är lika med noll är där problemet utan balans uppstår.
Använd det aktuella datumintervallet, skriv ut generaldirektorkällans rapport för alla tidskrifter och satser.
Granska huvudkällans detaljrapport och identifiera alla poster som inte är dubbelsidiga. När du hittar en post som inte är dubbelsidig måste du hänvisa till den ursprungliga utskrift av registret för att identifiera vilken del av posten som saknas.
En ensidig post behövs för att ange den saknade delen av posten. För att göra en ensidig post måste du förmodligen ha övervakningsrättigheter för systemet.
För att göra justeringsposten i den allmänna tidskriften anger du den ursprungliga journalen, batchnummer och bokningsdatum från registret. Ange endast de konton och data som saknas i fältet Datainmatning. När dessa poster är färdiga, skriv ut den allmänna tidskriften och uppdatera.
Bekräfta att du inte längre är ute av balans. Jämför slutbeloppen för försöksrapporten för den perioden.
Upprepa hela processen för varje efterföljande period tills du når den aktuella perioden och inte längre är i balans. Framåt, du borde bara behöva arbeta med den aktuella perioden, eftersom du har korrigerat alla tidigare perioder och inte stänger böckerna utan att först balansera huvudboken.
Det bör noteras att generaldirektören kan balansera och fortfarande vara felaktig, det här händer när debiteringen är lika med krediter, men bokföringen har gjorts till felkonton.
