En organiserad och utvecklad mötesagenda säkerställer att alla viktiga ämnen tas upp på ett visst möte. En skissstruktur hjälper till att styra mötesriktningen så att du inte hoppa från ett ämne till ett annat, vilket gör att verksamheten kan utföras på ett mer effektivt sätt. Starta din agenda skiss långt före mötet så att du kan skapa flera utkast och skicka ut dem till deltagarna före mötet för att låta dem veta vad som ska förväntas.
Skriv ner alla ämnen som du behöver täcka vid mötet. Börja så bred som möjligt. Skriv till exempel "Schemaläggning", som kan innehålla flera underämnen. Använd anteckningar från tidigare möten, e-postmeddelanden och information som du måste se till att du har alla nödvändiga ämnen skrivna ned.
Kommunicera med andra mötesplanerare eller deltagare, och fråga om de har några ämnen som behöver uppmärksamhet. Ge dem en tidsfrist för föreslagna ämnen och föremål så att du har tid att göra någon uppföljningsforskning eller korrespondens, om så behövs, sätt sedan in dem i konturen.
Organisera dina ämnen. Leta efter ämnen som kan placeras under ett större ämne. Om inte, gå igenom varje generellt ämne och bryt ner det i specifika agendaposter. Exempelvis kan en produktionsmötesagenda innehålla "repetitionskonflikter" och "datum att komma ihåg" under "Schemaläggning" ämnet.
Sätta ihop dina huvudämnen i ordning av vikt. Bestäm vilka ämnen som ska gå först på konturen utifrån hur viktigt det är, hur mycket tid du behöver diskutera dem och speciella överväganden, till exempel den som presenterar den delen av mötet som behöver gå undan, till exempel.
Skriv ut dina huvudämnen i en vertikal lista med fetstil, större teckensnitt, runt 14 till 16 punkter. Innehåll eller flik en gång och kolla varje underområde direkt under huvudämnet. Du kan numrera eller brev de ämnen och ämnesområden som du önskar. Inkludera detaljerade punkter under varje ämnesområde.
Bullet och indrag dessa saker också, så de sitter under ämnet, bara till höger. De flesta mjukvaruprogram lägger automatiskt in, kolumn och nummer när du trycker på "Enter" och "Tab" i slutet av en huvud- eller underrubrik.
Skriv all nödvändig mötesinformation högst upp i dokumentet, inklusive namn och datum för mötet, tid, plats, inbjudna eller förväntad deltagare och kontaktinformation till mötesorganisatören, troligen själv.
Skriv ner namnet på varje ämnes presentatör bredvid huvud- eller underämnet, om tillämpligt. Notera hur mycket tid du ger varje ämne. Kontrollera med presentatören att du ger henne tillräckligt med tid.
