Kommentera en anställdes jobbprestation kan ske under en årlig prestationsbedömning, eller kommentarer kan lämnas under informella chattar med en anställd. Handledare som utvärderar arbetstagarnas arbetsprestanda bör följa vissa protokoll och företagspraxis när de ger medarbetare feedback om sina prestationsnivåer. Kommentarer om anställdas arbetsprestanda ska göras på ett rationellt, väl dokumenterat sätt med tillräcklig möjlighet för den anställde att ge insats.
Granska medarbetarens personalfil. Om du genomför en årlig prestationsbedömning och avser att lämna kommentarer som en del av utvärderingsmötet, granska så mycket dokumentation som möjligt för utvärderingsperioden. Exempelvis är disciplinära och korrigeringsåtgärder, deltagarregister, arbetsloggar, kommendationer och anställdas självbedömningar material du bör granska innan du träffar medarbetaren för att ge kommentarer om prestanda. Titta på arbetstagarens arbetsförmåga i sin helhet innan du konstruerar kommentarer för en utvärderingsperiod under en årlig utvärdering.
Planera en tid att träffa medarbetaren om hans prestation. Om arbetstagaren inte förutse ett möte med dig för att diskutera prestanda, berätta för henne precis vad ämnet för mötet är och uppmuntra henne att ta med relevanta material och anteckningar om hennes prestation. Påminna arbetstagaren om att mötet ska vara en konversation - inte en ensidig rapport om hennes prestanda utan någon inlägg eller feedback från anställda.
Starta mötet positivt genom att bekräfta medarbetarens bidrag, hans kvalifikationer och hur företaget värderar sina färdigheter och kvalifikationer. Ge kommentarer och säkerhetskopiera dina kommentarer med dokumentation. Håll dig vid fakta och personliga observationer av arbetsrelaterade frågor. Avstå från att använda en accusatorisk ton när du ger konstruktiv feedback och inte lita på begagnad information om det inte finns skriftlig dokumentation för att underbygga observationer från andra. Det är viktigt att kommunicera effektivt med din anställd under mötet. Nolo, en leverantör av juridisk information för arbetsgivare, ger tips för att ge medarbetarnas feedback i sitt vägledningsblad med titeln "Hur man utför en anställdas utvärdering". Det står: "Fokusera på hur bra (eller dåligt) arbetaren gör jobbet - inte på arbetarens personliga egenskaper eller egenskaper".
Granska specifika händelser där du observerade att arbetstagaren utför hans arbetsuppgifter. Ge balanserad feedback - med andra ord, fokusera inte på strikt konstruktiv eller negativ feedback, även om det var meningen med din konversation. Ge exempel på anställningsprestanda som uppfyller företagets prestationsförväntningar. Identifiera områden där du tror att medarbetaren demonstrerar utmärkt prestanda och notera områden där han kunde förbättra sin prestation.
Dokumentera din konversation med arbetstagaren. Om mötet är kulminationen på en prestationsbedömning, ge arbetstagaren en kopia av utvärderingsdokumentet och be henne att underteckna det. Om detta är ett informellt möte där du ger konstruktiv feedback och förslag till förbättringar, engagera medarbetaren i en dialog om hur man förbättrar sin prestation. Fråga vilken utbildning och resurser hon behöver förbättra, och ange när du ska följa upp med henne för att tillhandahålla de verktyg som hon behöver. Om mötet ska diskutera prestanda som överstiger företagets förväntningar, berätta för medarbetaren att du sammanfattar dina kommentarer och lägger en kopia av sammanfattningen i sin personalfil samt ge henne en kopia.
