Enligt Purdue University Online Writing Lab (OWL) skrivs noteringar för att lyfta fram eller lösa problem. Northern Kentucky University School of Business förklarar att noteringar bör kommunicera mycket information i begränsat utrymme. Hur ett memo är formaterat beror på företaget, syftet med memo och memo-mottagarna. Innehållsförteckning kan innehålla information, analys och slutsatser, information om öppettider eller instruktioner för korrekt användning av utrustning.
Föremål du behöver
-
Papper
-
Penna och pennor
Lär dig grundmålet och formatet för ett memo. Noteringar är vanligtvis interna dokument som används för att kommunicera med personalen. Syfte kan innehålla policyåterkallelser, åtgärdsförfrågningar, rapportering av ändring eller tillhandahållande av officiell anmälan. Noteringsformatet innehåller en rubrik, introduktion, kropp, sammanfattning och stängning. Bilagor anges längst ner i dokumentet.
Bestäm ändamålet med ditt memo och vilka eventuella bilagor kommer att inkluderas. Bestäm mottagarna av notatet. Ofta får chefer och chefer kopior av noteringar och det kan vara ett krav att inkludera en kopia i en fil. Bestäm vad memo ska säga och komponera ett grovt utkast. Kontrollera företagets policy för att använda brevpapper som är godkänt för noteringar.
Fyll i rubriken, som börjar med "Datum". Inkludera namn och titlar på primära mottagare i avsnittet "Till". Det kan vara en eller flera personer, eller det kan ange en grupp människor, som alla kontoansvariga. Inkludera i avsnittet "cc" namnen på och de som kommer att få kopior av notatet. Inkludera i avsnittet "Från" namnet på och den person som skickar notatet. Inkludera i avsnittet "Ämne" en kort titel som beskriver syftet med noteringen.
Inkludera en inledande paragraf som förklarar syftet med notatet, ger bakgrund till syftet och ger en översikt över vad som kommer att följas i efterföljande stycken. Inkludera en varning för läsare om memo innehåller policy eller annan viktig information.
Inkludera information i huvudtexten eller huvudtexten i notet som expanderar på introduktionen och översikten. Till exempel, ge bakgrunden som leder fram till en policyändring. Separera och beställa styckena enligt innehållet. Använd korta stycken i hela noteringen. Det här avsnittet kan vara en eller två stycken eller flera sidor, beroende på syftet med noteringen.
Sätt in sammanfattningen och stängningen. Sammanfattningen är kanske inte nödvändig för noteringar på en sida, men det kan vara till hjälp med långa dokument som innehåller komplex information eller instruktioner. Nära med att tacka läsaren och erbjuda din hjälp när du svarar på frågor eller förklarar memoinnehållet. I avsaknad av en sammanfattning, inkludera en kort sammanfattning i avslutande stycket. Informera läsare om memoinnehållet är konfidentiellt.
Notera i slutet av noteringen en lista över bilagor som nämns i notatet. Använd orden "Attached" eller "Enclosed" för att ange listan över bilagor. Ta inte med bilagor som inte refereras till i notatet.
Skriv in notatet. Memo skribenter startar eller skriver normalt noteringar i rubrikavsnittet bredvid "Från" posten. Ett formellt memo kan kräva en fullständig signatur och datumrad i slutet av dokumentet.
tips
-
Granska kopior av företagsnoteringar för att lära dig stil och formatering. Fråga om godkännande krävs för att skicka ett memo.Bekräfta all faktuell information innan du inkluderar den i anteckningen. Be någon att korrekturläsa ditt memo.
