Protokoll från personalmöten ger en skriftlig redogörelse för de beslut som fattats, diskussioner, omröstningar, uppdrag och andra frågor som berör personalen. Det är viktigt att fånga detaljerna i mötet såväl som kärnan i diskussionerna. Du behöver inte spela in varje ord som talas under mötet, men du borde kunna ge deltagarna en exakt registrering av mötet.
Föremål du behöver
-
Noteringsverktyg
-
Recorder
Förbered dig på mötet genom att besöka rummet för att bedöma var du borde sitta för att få den bästa utsiktspunkten och hitta eluttag om du behöver dem. Visa tidigare minuter för att få dig snabbt på hur minuter registrerades tidigare.
Få en kopia av agendan för att hjälpa dig att organisera protokollen per ämne. Hämta en lista över de inbjudna deltagarna och verifiera deltagarna genom att be dem att logga in när de kommer in i mötet.
Notera datum och tid mötet ägde rum. Skriv varje rörelse som den presenterades, ord för ord. Registrera de röster som tagits och hur många röstade för, emot och avstod. Ta med namnet på motion-maker och vem sekunder rörelsen.
Använd bulletpunkter för att markera viktiga diskussionsämnen som budgetar, val eller planering av företagshändelser. Notera fördelarna och nackdelarna som togs upp under diskussionen och vem gjorde varje uttalande. Vik upp varje diskussionsämne med resultatet, vilket kommer att vara en rörelse och en omröstning, ett uppdrag att undersöka ämnet eller en angiven åtgärd.
Skriv protokollet i ett tydligt, lättläst format för att göra dem enklare att följa. Hitta appar och verktyg som redan har skapats för att göra minuters ökning effektivare. Dessa kan hittas på webbplatser som onenote.com om du använder Windows. Kolla in evernote.com för att skriva verktyg, agreedo.com för notering och minutdelning verktyg, och Google docs för att möta minuter mallar och enkla sätt att dela protokollet.
Skriv upp protokollet så fort du kan efter mötet medan diskussionerna fortfarande är färska i ditt sinne, helst inom 24 timmar. Skriv i den tredje personen hela tiden.
Skicka ett utkast till chefen eller handledaren som ordnade mötet för granskning innan du skickade minuter till övriga deltagare. Gör korrigeringar och skicka ut en kopia till alla som deltar i mötet. Fäst lämpliga dokument som en kopia av en budget, en åtgärdsobjektlista eller en lista med kontaktnummer.
tips
-
Skapa en mall för att förenkla minutprocessen. Använd det om och om igen när du tar personalminuter.
Använd en inspelningsenhet om du är orolig för noggrannhet. Berätta deltagare de spelas in innan du sätter på din inspelare.
Varning
Får inte dämpas när du förlorar spåren av diskussionen eller inte förstår en poäng som gjorts. När du blir förvirrad, avsluta förfarandet och be om förtydligande för att du ska rapportera korrekt.
