Att fokusera på problem med kundens missnöje är en av de viktigaste sakerna företag kan göra om de ska lösa kundklagomål. Ett kundklagomålsprogram möjliggör spårning, organisering och eventuell upplösning av service eller företagsfrågor. Att regelbundet övervaka kundklagomål är avgörande för att utveckla framgångsrika långsiktiga kundrelationer.
Skapa ett elektroniskt kalkylblad eller annat dokument där data från kundklagomål kan registreras. Namn på denna datafil "Kundklagomål" eller en liknande titel och spara den på ett säkert ställe på din dator. Ett exempel på kalkylprogramvara som kan användas är Microsoft Excel, vilket möjliggör filtrering och sortering av inmatade data.
Håll reda på viktiga problem som relaterar till ditt kundklagomålsprogram genom att samla in data från programmet och ange det i kalkylbladet. Exempel på problem som behöver uppdateras och övervakas regelbundet är orsakerna till kundklagomål, vilka kunder som lämnar flest klagomål, hur ofta de är inlagda, hur snabbt och om problem löses.
Sortera kundklagans programdata i kalkylbladet så att det kan ses på ett tydligt och organiserat sätt. Kategorisera de olika klagomålen för att se vilka problem som behöver åtgärdas mest. Sortera dollarvärdet av eventuella monetära transaktioner som resulterade i kundklagomål.
Utveckla policyer som löser olösta kundklagomål och bestämma vilka kundretentionstekniker du ska använda. Att erbjuda speciella kundrabatter, fria objekt eller andra engångserbjudanden för att spara ett kundrelation är alla exempel på hur man kan hantera olösta klagomål.
Sök kundernas feedback från kundklagomål från både nöjda och otillfredsställda kunder. Detta bör göras av en ledamot eftersom olösta problem ofta kommer att vara involverade. Att få feedback på ditt program är dock ett bra steg att ta för att förbättra ditt kundklagomål.
Integrera ett program för kundklagomål som låter dig spåra och organisera samt lösa klagomål. Dessa verktyg gör att företrädare för företagen kan använda de verktyg som behövs för att hantera klagomål. Exempel på detta är Everest Customer Complaints Management av Lynk Software och Master Control's Customer Complaints Software.
