För att vara konkurrenskraftig tittar företagen på deras kundrelationshantering. CRM avser kontrollen av de relationer som verksamheten har med sina kunder. Det grundläggande konceptet bakom ett CRM-system är att hålla verksamheten verksamt genom att hitta och behålla kunder. CRM använder teknik för att organisera och analysera affärsprocesser för detta ändamål. Det innebär att CRM behöver definierade krav som anger vilka processer som är nödvändiga och hur de ska fungera.
Funktionella krav
Funktionella krav är allt som affären behöver för att göra affärer med kunden. På den mest grundläggande nivån är funktionskraven därför operativa krav. De kan innehålla saker som att ha en webbplats, anställa ett visst antal representanter, Internet och telefon tillgång för motsvarande med klienter och specifik programvara eller hårdvara. Dessa poster är ibland uppdelade i underkategorier, såsom teknikkrav eller leverantörskrav. Funktionella krav skiljer sig från de övergripande målen för ett företag, men enligt Aurther O'Connor, cioupdate.com, måste alla funktionella krav anpassas till kunden och cheferna ska dokumentera kraven tydligt för att definiera företagets mål och begränsa onödiga resursutgifter.
Budget
CRM-budgetkraven tittar på hur mycket ett företag kan spendera på marknadsföring, produkter, kundservice, underhåll och utbildning. Ofta utvecklar företag CRM-budgetar utifrån vad företaget eller liknande företag har gjort tidigare. Men eftersom de funktionella kraven i ett företag kan förändras för att tillgodose kunder, betonar O'Connor att det kan vara bättre att ta en målmedveten strategi för CRM-budgetar. Det innebär att en CRM-officer ska utveckla en CRM-budget enligt vad företaget i slutändan vill göra. Fördelarna med detta tillvägagångssätt för CRM-budgetkraven är att det alltid är framtidsbaserat och att det låter CRM-tjänstemannen koncentrera sig på företagets övergripande mål.
Kundkunskap
Kunskap om kunden är en grundläggande del av alla CRM-system. Det inkluderar förstå kundernas trender och grupper, varför kunderna initialt eller upprepade gånger väljer verksamheten och de faktorer som påverkar kundval. CRM-krav kan därmed innehålla punkter som är centrerade kring kunddata och analys, såsom kundundersökningar och försäljningsstatistik baserat på lager och kvitton.
Implementering och underhåll
Implementerings- och underhållskrav dikterar vad som är nödvändigt för att dra hela CRM-systemet i fungerande ordning. Dessa krav kan innebära begrepp som tid (t ex hur länge kommer en process att ta), eller de kan innehålla detaljer som uppgraderingar eller certifieringar. Dessa krav är vanligtvis bredare än andra krav eftersom de ofta bestämmer hur andra krav tas upp.
