Oavsett branschen du är i eller vilken typ av arbete du gör, är det oundvikligt att du vid någon tidpunkt måste delta i ett affärsmöte. Vissa arbetsplatser, särskilt de i kontorsinställningar, har flera möten om dagen, medan andra bara får dem en gång i några veckor. Oavsett det är viktigt att vara medveten om vilka typer av ämnen som diskuteras i mötena på din arbetsplats, hur ett effektivt möte ska genomföras och vilken etikett som ska följas under ett möte. Om du har ansvaret för att köra ett möte, kan du behöva komma med isbrytare för deltagarna eller att ta anteckningar eller protokoll på mötet.
Vad är ett affärsmöte?
I huvudsak är ett affärsmöte en sammankomst av två eller flera personer för att diskutera idéer, mål och mål som berör arbetsplatsen. Affärsmöten kan genomföras personligen på ett kontor eller på en annan plats, eller till och med via telefon och videokonferens. Möten äger rum med anställda, chefer, chefer, kunder, utsikter, leverantörer och partners, och någon annan som är relaterad till organisationen. I de flesta fall måste ett möte ske när det aktuella problemet är något som inte kan kommuniceras ordentligt via telefon eller via e-post, och kräver ansikte mot ansikte interaktion med en eller flera personer.
Syftet med ett affärsmöte är ofta att göra viktiga beslut om organisationen. Oavsett huruvida det är avgörande om en avdelningsfråga, till exempel hur man kan öka marknadsbudgeten eller en större organisationsfråga, som hur många som ska lägga sig under en övergångstid, hjälper ett möte tydligt att förmedla idéer. När man talar personligen med viktiga intressenter är det lättare att komma över viktig information effektivt för att nå det ifrågavarande beslutet.
Ett annat gemensamt mål för möten är att göra viktiga tillkännagivanden. Dessa kan handla om organisatoriska förändringar, operativa planer eller en förändring i företagsriktningen. Ofta hålls möten när ledande befattningshavare går med eller lämnar laget eller när företaget firar en stor milstolpe eller framgång. Sådana möten kan arbeta för att öka medarbetarnas engagemang och organisatoriska harmoni.
Affärsmöten hjälper också till att lösa konflikter och lösa komplexa problem. Konflikt kan vara en vanlig förekomst på arbetsplatsen, med många olika personligheter som arbetar tillsammans på ett lag. Medan viss konflikt är hälsosam och kan främja tillväxt kan det också vara oönskat och kräva snabb upplösning. Att hålla ett möte kan hjälpa de oeniga parterna att nå en förståelse. Större problem som involverar flera intressenter har en bättre chans att bli löst på ett affärsmöte när de viktiga personerna är på ett och samma sätt och arbetar mot samma mål.
Att granska företagets eller projektets framsteg är också ett gemensamt mål för affärsmöten. Här spårar organisationen hur laget gör ett visst projekt eller hur företaget går som en helhet mot planerade intäktsmål. Genom att ha frekventa inlämningsinsamlingsmöten säkerställer organisationer att alla relevanta parter är medvetna om statusen för viktiga leveranser.
Hur man kör effektiva affärsmöten
Medan affärsmöten hjälper organisationer att fatta beslut och lösa komplexa problem kan de ibland vara en ineffektiv användning av tiden om de inte körs korrekt. När människor kommer till mötena oförberedda, uppmärksamma inte och följ inte upp åtgärder, det kan ses som ett slöseri med tid. För att säkerställa att tiden används effektivt måste både arrangören och deltagarna i affärsmöten vara aktivt involverade. Om du organiserar mötet, förbereda en mötesagenda och redogöra för exakt vad som kommer att täckas. Om det finns saker som deltagare ska förbereda sig för, var noga med att ge dem tillräckligt med tid att göra det. Vissa möten hålls rutinmässigt, som veckovisa lagpekpunkter. För dessa möten skapar du en mall för agendan och fyller i unika föremål varje vecka.
Granska deltagarlistan noggrant och bjud in endast nyckelaktörer till mötet. Om någon som behöver vara på mötet inte kan delta, kan du behöva omplacera för att rymma dem. Annars kan det vara ineffektivt att köra ett möte med en saknad intressent som krävs för beslutsfattandet.
Tiden är värdefull, och det är viktigt att respektera att människor som deltar i ditt möte tar tid för att göra det. Som ett resultat är det viktigt att mötet startar och slutar i tid. När du förbereder dagordningen bestämmer du hur mycket tid du ska spendera på varje objekt och köra mötet per klocka. Om du känner att mötet går off-track, regera det genom att be folk att hålla sig till ämnena på agendan. Om andra viktiga problem uppstår, bordlägg dem för vidare diskussion vid en annan punkt.
För att säkerställa att inga viktiga föremål uppkomna i ditt möte missades, ta anteckningar, även kallade minuter. Du kan antingen skriva eller skriva ut dem själv under mötet eller tilldela någon annan i mötet att ta noterna till dig. På så sätt kan du koncentrera dig på diskussionen. Efter mötet, var noga med att granska noterna, lägga till några saknade objekt och skicka dem till de viktiga intressenterna. Att ha en skriftlig redovisning av vad som diskuterades i mötet kan vara till hjälp om det uppstår problem i framtiden.
Efter att affärsmötet är slut, var noga med att följa upp eventuella åtgärdsposter som beslutades. Du kan behöva skicka påminnelser till dina kollegor eller ta kontakt med dem för att försäkra dig om att de har slutfört sina uppgifter.Om det finns några utestående problem som inte slutförts inom tidsfristen, kan du behöva ha en ytterligare diskussion med den personen.
Affärsmöte Icebreakers
Vissa affärsmöten, särskilt de där deltagarna inte känner varandra väl, kräver isbrytare. Roliga frågor eller korta uppbyggnadsaktiviteter kan hjälpa till att underlätta spänningar och sätta alla på lika villkor. Ett av de enklaste sätten att bryta isen på ett möte är att ställa en fråga som avslöjar en unik eller intressant quirk om varje person. Svaren på dessa typer av frågor hjälper människor att relatera till varandra. Några exempel är:
- Om du var ett djur, vilken skulle du vara och varför?
- Var är det mest intressanta stället du har varit?
- Om du kunde träffa någon historisk figur, vem skulle det vara och varför?
Icebreakerfrågor behöver inte hantera ämnet för mötet. De är utformade för att få folk att prata och lyssna på varandra. Ett annat bra möteisbrytare innebär att varje deltagare berättar om två sanningar och en lögn, och resten av deltagarna måste gissa vilken sak som är lögn. Detta är ett utmärkt sätt att lära känna folket på mötet. Isbrytare kan också komma i form av gruppaktiviteter. Till exempel, fråga folket vid mötet för att hitta någon på mötet som har något specifikt gemensamt med dem, som ett husdjur eller ett märke med bil. Detta tvingar folk att lämna sina platser och prata med andra som de inte kan tala med.
Några isbrytareaktiviteter innebär lite förberedelse på mötesorganisatörens sida. En aktivitet inkluderar att skriva namnet på kändisar på små bitar av papper och sticka ett namn på baksidan av varje deltagare. I det här spelet måste varje deltagare fråga ja eller inga frågor om den person vars namn är på ryggen och försöker gissa vem det är.
Affärsmöten Etikett
Medan kulturen i din organisation kommer att informera hur du ska bete sig vid affärsmöten, finns det några aspekter på att möta etiketter som är universella. Ett av de bästa sätten att delta i ett möte är att vara förberedd. Det innebär att veta vad som står på agendan och ha gjort förberedelserna eller forskningen för att följa med de saker du är ansvarig för. Om ett till exempel agendapunkt innebär att du diskuterar en marknadsplan som du arbetar på är det viktigt att du går till mötet med de planerade noterna i hand, redo att diskutera dem i detalj. Det är också lika viktigt att komma fram i tid.
Att fokusera på mötet istället för din smartphone eller bärbar dator är ett annat sätt att visa din professionalism, så stäng av din telefon och stäng din bärbara dator under mötet. Om du behöver komma åt några filer på din bärbara dator för mötet, var noga med att stänga av din e-post så att du inte distraheras av inkommande meddelanden. Kom ihåg att mötet kräver att du uppmärksammar och delar den mellan din telefon eller bärbar dator, inte resulterar i en effektiv diskussion.
Att vara en bra lyssnare och en aktiv deltagare är centrala aspekter av att delta i ett affärsmöte. Var noga med att följa med vad folk säger, ställa frågor när du inte är säker på något och ge svar eller inblick i saker du är ansvarig för. Ditt kroppsspråk är också en del av att vara en aktiv deltagare; det betyder att du sitter högt i stället för att suddas i din stol och gör ögonkontakt med de personer du pratar med.
Beroende på vilken typ av möte du deltar, kanske du vill skicka ett tackmeddelande till mötesorganisatören eller de personer du träffade. Det här kan vara lämpligt om du träffar en viktig kund eller kund. Du kan tacka dem för sin tid och upprepa några viktiga saker som du diskuterade i mötet för att visa din entusiasm.
Affärsmöte Minutes Mall
När du har till uppgift att spela in protokollet till ett möte kan det verka som ett stressigt jobb. Några tips kan hjälpa dig att notera alla viktiga punkter i ett möte utan att sakna något. Det är viktigt att förstå syftet med protokollet. Noterna som tas under ett möte är avsedda att vara en skriftlig rekord av vad som ägde rum där. Dessa anteckningar kan vara till hjälp för deltagarna att komma ihåg vad som var sagt eller de kan ge en uppdelning av mötet för dem som inte kunde delta. Som ett resultat är det viktigt att ta ner alla viktiga saker som diskuteras under mötet, inklusive beslut, uppgifter eller nästa steg planerade och uppnådda resolutioner.
Innan du deltar i ett möte skriver du ut en enkel mall som du kan fylla i när du tar anteckningar. Få en kopia av dagordningen för mötet och använd den som en guide. Överst på agendan lägger du till ett mellanslag för att notera namnen på alla mötesdeltagare. Om det saknas viktiga intressenter saknar du det också om du behöver följa upp dem senare. Beroende på vilken typ av möte och ämnen som ska diskuteras finns det ett antal objekt som du kan lägga till i protokollmallen:
- Datum och tid för mötet.
- Datum och tid för nästa möte, om en planeras.
- Namn på deltagare och namn på några viktiga intressenter.
- Beslut som fattades eller alternativ som diskuterades för varje dagordningspost.
- Nästa steg för varje dagordningspost.
- Dagordningsposter som inte diskuterades vid mötet, men kommer att överföras till nästa möte.
- Något nytt företag som inte var angivet på den ursprungliga agendan.
- Uppgifter eller åtgärdsposter och de personer de tilldelades till, inklusive förfallodagar, om de anges.
Genom att utveckla en mall för mötesminuten får du bättre möjligheter att spela in de viktiga takeawaysna och följa upp eventuella aktiviteter efter mötet.
