Att skriva i företagsformat skiljer sig från andra typer av skrivning. Riktlinjerna är mer styva, och stilen du skriver in är vanligtvis förutbestämd. Målet när du skriver i affärsstil är alltid att vara professionell. Mycket av det skrift du gör kommer att vara för befintliga eller potentiella kunder, medarbetare eller överordnade. Vissa av dessa dokument kan påverka hur bra du eller ditt företag utför, så det är viktigt att följa riktlinjerna.
Använd block, modifierat block eller halvbladsformat när du skriver ett företagsbrev. Blockformat används oftast. I detta format är allt kvar motiverat och enkeltavstånd, med undantag för ett dubbelt mellanslag mellan stycken.
Skriv ditt dokument för publiken. Fokusera på deras behov och intressen istället för din. Tänk på vad läsarna behöver veta och bestäm det lämpliga sättet att vidarebefordra informationen till de specifika läsarna.
Använd en formell ton när du skriver till överordnade eller klienter. Använd bara en informell ton för noteringar eller e-post till medarbetare.
Accentuera den positiva informationen och fokusera på fördelarna för läsaren. Detta är särskilt viktigt när du skriver ett brev som innehåller ett negativt meddelande.
Skriv klart och kortfattat. Du kan göra detta genom att hålla stycken korta genom att ange viktig information i början av dokumentet och stycken och genom att använda listor när det är möjligt. Detta hjälper dina läsare, som vanligtvis pressas för tiden, att hitta den viktiga informationen, även om de bara skummer på dokumentet.
Proofläs ditt dokument för att vara säker på att det inte är stavningsfel, grammatik och skiljetecken. Eventuella misstag i ditt skrivande kan få dig att visas oprofessionellt eller slarvigt.
tips
-
Generellt är det okej att använda orden "jag" och "du" i ett företagsdokument. Var försiktig när du använder ordet "vi", eftersom det här gör dina ord till en reflektion över hela företaget.
Använd alltid ett kolon, inte ett komma, efter hälsning i en affärsbrev.
