Gjord rätt, körsträcka återbetalning betalningar kan vara en skatteavdrag för företag och uteslutna från anställdens skattepliktiga inkomst. För att få denna gynnsamma skattebehandling måste företag och anställda följa några riktlinjer för Internal Revenue Service. Anställda som inte är helt återbetalade för körsträckor kan dra av den obeskattade delen som ett diverse avdrag.
Avdragsberättigade återbetalningsplaner
Arbetsgivare är inte juridiskt skyldiga att ersätta körkostnader för anställda. Men många väljer att göra det eftersom affärskostnaden är avdragsgill för skattemässiga ändamål. För att ett företag ska kunna hävda körsträckan som skattemässigt avdrag måste den upprätthålla dokumentation av alla utgifter som återbetalas för körändamål. Till exempel måste en anställd som vill ha ersättning för gas som köps på affärsresa, leverera gaskvittot för att få ersättning. Dessutom kan anställda inte återbetalas för miles som drivs som en del av sin normala pendling till arbete.
IRS Standard Mileage Rate Planer
För att förenkla registreringsprocessen tillåter IRS företagen att ersätta medarbetare utifrån en standard körsträcka. Denna ränta är utformad för att redovisa den genomsnittliga kostnaden för gas, underhåll, reparationer, licenser, bilförsäkring, registrering och avskrivningar per mil. Den normala körsträckan var 56 cent per mil driven från skatteåret 2014, men den uppdateras regelbundet. Enligt denna milstolpeåterbetalningsplan behöver arbetstagaren bara behålla en logg med köraktivitet och notera affärsändamålen för varje resa.
Beskattning av betalningar för körströmsbidrag
Så länge verksamheten har en ansvarsfull plan, behöver arbetstagaren inte anmäla någon körsträckaåterbäring som inkomst. För att vara en ansvarsfull plan måste arbetstagaren verifiera att utgiften är affärsrelaterad, återbetala utgifterna inom rimlig tid och återbetala eventuella överflödiga ersättningar som mottagits. Om arbetsgivarens plan inte uppfyller dessa normer är det en plan som inte kan redovisas och ersättningar är skattepliktiga. I denna situation redovisas ersättningar tillsammans med andra löner i anställdas årliga W-2.
Skatteavdrag för anställda
Om din arbetsgivare inte helt ersätter dig för körsträckor, kan du eventuellt dra av den obeskattade delen som en särskild avdrag. Obetalade personalkostnader redovisas som anställdas affärskostnader på Form 2106. För att beräkna utgiften kan du antingen lägga till alla fordonsrelaterade kostnader som du har uppkommit för arbete eller du kan använda IRS standard körsträcka. Var noga med att utesluta några mil som drivs som en del av din normala arbetspendel. Diverse specificerade avdrag som anställdas affärskostnader är avdragsgilla först efter att de överstiger 2 procent av din justerade bruttoinkomst.
Övrig miltkostnad
Tillsammans med icke återbetalad körsträcka för affärsresor, kan skattebetalarna också dra av miles som drivs för medicinska besök, rörelser och mil som drivs för en välgörenhetsorganisation. IRS gör det möjligt för skattebetalarna att få en standard körsträckaavdrag på 23,5 cent per mil för medicinska besök och rörelse och 14 cent per mil för välgörenhetsorganisationer. Skattebetalare kan dra av medicinsk körsträcka som en medicinsk kostnad på schema A. Miles som drivs för välgörenhet kan inkluderas i välgörenhetsavdrag, vilket också framgår av Schedule A. Flyttande körsträckor dras av på Form 3903.
