En preliminär faktura är vanligtvis beroende av någon typ av åtgärd från fakturarmottagaren innan en slutlig faktura utges. En preliminär faktura är därför inte bindande, men tjänar som en möjlighet till justeringar av någon part. Om inga åtgärder vidtas på den preliminära fakturan, blir den ogiltig. Det finns få situationer där preliminära fakturor är till hjälp i affärssituationer.
Tredjeparts granskning
En preliminär faktura är till hjälp i fall där en tredje part kommer att behöva granska en faktura innan en slutlig faktura utges för betalning. Den preliminära fakturan fungerar som en form av kommunikation i sådana fall. Till exempel kan ett sjukhus skicka en preliminär faktura till ett försäkringsbolag för bekräftelse av avgifterna på fakturan är täckta. Vid bekräftelse kommer sjukhuset att utfärda den slutliga fakturan.
Bekräftelse av godkännande
Vid många e-handelstransaktioner utfärdas en preliminär faktura elektroniskt till konsumenten för att bekräfta transaktionsuppgifterna innan en slutlig faktura erhålls och betalning sker. Detta tjänar till att minska den bedrägliga verksamheten och mildra effekterna av köparens ånger. Om den preliminära fakturan inte betalas, annulleras den och det finns inga rättsliga konsekvenser.
Uppskattning
I vissa fall utfärdas en preliminär faktura till en köpare för att ge en uppskattning av avgifter relaterade till en produkt, eller oftare en tjänst eller för avgifter. Sådana situationer kan innefatta en regering som utfärdar en preliminär faktura för skatter baserad på tidigare års resultat. Detta är justerbart om du gjorde mer eller mindre än föregående år och när du rapporterar skillnaden skickar regeringen en slutlig faktura.
Flera citat
Om ett företag behöver tillhandahålla flera citat, kan verksamheten utfärda preliminära fakturor snarare än citat. I det här fallet betalar kunden helt enkelt den faktura som uppfyller hans behov och resten är ogiltig. Det innebär att man måste skicka ut en slutfaktura.
