Effektiv affärskommunikation är avgörande för framgången för din organisation. Det har stor inverkan på företagets prestation och produktivitet såväl som på din bottenlinje. Som företagsägare måste du kunna tydligt kommunicera din vision och mål, bygga upp relationer med kunder och potentiella partners och interagera med ditt team.
Essentials of Business Communication
Chefer, VD, teamledare och andra yrkesverksamma måste lära sig att vara goda kommunikatörer för att kunna fullgöra sitt ansvar. Oavsett om du vill sälja fler produkter, bygga ett starkt team eller maximera dina marknadsföringsinsatser, är det viktigt att du behärskar väsentligheten för affärskommunikation.
Om du vill lyckas är det inte tillräckligt att vara en bra strateg eller ha bra idéer. Visst kan du anställa människor för att kommunicera med dina kunder och marknadsföra dina tjänster, men du behöver fortfarande sätta din syn på ord. Det är ditt ansvar att ge feedback till din personal, lyssna på vad de har att säga och diskutera företagets mål.
Affärskommunikation handlar om att dela information mellan personer inom och utanför din organisation. Det kan ta många former, såsom formell och informell kommunikation, intern och extern kommunikation, juridisk kommunikation, sidled eller horisontell kommunikation med mera. Tänk på det som en tvärvägskanal för överföring av instruktioner, idéer, åsikter, rapporter och så vidare.
För att kommunikationen ska vara effektiv måste den vara ömsesidig. Du måste prata tydligt och lyssna noggrant. Se också till att du förstår de grundläggande förutsättningarna för affärskommunikation, som är:
- Strukturera
- Relevans
- Konsistens
- Klarhet
- Nyhet och primat
- Medium
Först och främst måste ditt meddelande vara välstrukturerat och ha en öppning, en kropp och en stängning. Oavsett om du skickar e-postmeddelanden, gör telefonsamtal eller presenterar ett projekt, behåll dessa strukturella element i åtanke. Börja med en kort introduktion av ditt meddelande för att låta publiken veta vad som ska förväntas. Du kan till exempel säga något som: "Idag ska vi diskutera vår marknadsstrategi för nästa kvartal." Därefter presentera dina idéer i detalj. Beroende på sammanhanget kan du behöva säkerhetskopiera dina uttalanden med fakta och siffror. Stäng ditt meddelande med en kortfattad slutsats som beskriver de viktigaste punkterna du har diskuterat.
Se till att ditt meddelande är klart och relevant för målgruppen. Föreställ dig att du försöker förklara för en kund att han behöver en komplett webbplats makeover snarare än några mindre förändringar. Du kanske är frestad att diskutera webbdesign, sökmotoroptimering, studsfrekvenser och andra tekniska aspekter, men gör inte det. Kunden kanske inte vet vad dessa saker betyder och varför de betyder något. I stället borde du fokusera på hur en fullständig webbdesign kan gynna sin verksamhet. Berätta för honom att han kommer att nå fler kunder, öka varumärkeskännedom, öka behållningsgraden, förbättra datasäkerheten och så vidare.
Håll alltid ditt meddelande konsekvent, men anpassa dig till publiken och kontexten. Om du ständigt förändrar ditt sinne riskerar du att förlora din trovärdighet.
Det är en sak att berätta för dina anställda att skydda kunddata och hålla deras programvara uppdaterad och en annan sak att ha en säkerhetspolicy på plats. Skriftlig kommunikation gör det lättare att klargöra idéer och se till att alla är på samma sida.
Se också till att ditt meddelande är minnesvärt. Inkludera ett starkt, tydligt uttalande som stärker din tro och relaterar till ämnet. Överväg att starta eller avsluta ditt meddelande med ett citat eller en annan kraftfull öppning. Ibland kan humor också hjälpa till. Oavsett om du pratar med en kund eller en anställd, ge henne något att komma ihåg.
Enligt psykologer är vissa människor mer benägna att komma ihåg vad de senast sett eller hört. Detta kallas nyhetseffekten. Andra tenderar att återkalla vad de först sett eller hört, vilket är känt som primär effekt. Därför är det meningsfullt att starta och / eller stänga ditt meddelande med ett kraftfullt uttalande.
En annan sak att tänka på är kommunikationsmediet. Hur planerar du att få ditt meddelande över? Det finns olika typer av kommunikationsmedier, och alla har unika egenskaper. Dessa inkluderar men är inte begränsade till:
- presentationer
- rapporter
- Online kommunikation
- Affärsmöten
- Video- och telefonmöten
- E-post
- Sociala media
- Tryckt media
- Kontrakt och andra formella skriftliga handlingar
Juridiska aspekter av företags kommunikation
När du skriver ett kontrakt eller lämnar in juridiska handlingar är det ännu viktigare att kommunicera tydligt. Dålig kommunikation kan leda till omfattande böter, bedrägerier, ånger, intäktsförluster och dyra rättegångar.
Bekanta dig med lagarna i ditt land eller län, inklusive de som är relaterade till reklam. Dina marknadsföringskampanjer måste till exempel vara sanningsenliga och följa lagarna i din bransch. Om du säljer kosttillskott kan du inte hävda att dina produkter bota eller förebygga sjukdomar. Du kan också inte marknadsföra alkohol och cigaretter som fördelaktiga för kunderna. Säkerhetskopiera dina påståenden med hårda fakta och lämna nödvändiga upplysningar.
Dubbelkontrollera dina affärskontrakt och avtal. Om du har något att säga, skriv det skriftligt. Inkludera en sektion som tydligt definierar de villkor som används i kontraktet. Lägg till relevanta avsnitt, t.ex. kontraktsperiod och uppsägning, garantier, avbrytbarhet och konfidentialitet.
Var uppmärksam på hur du kommunicerar med din personal också. Välj dina ord noggrant. Avstå från att göra hot eller diskriminera medarbetare. Om du till exempel säger en anställd att han är för ung för att ta ett visst projekt, kan du bli anklagad för åldersdiskriminering. En chef som dröjer funktionshindrade anställda kan anklagas för diskriminering av funktionshinder, även om hans beteende inte var avsett att skada den berörda personen.
Varför är affärskommunikation viktig?
Att veta de viktigaste aspekterna av kommunikation är inte svårt att förstå varför det spelar så mycket roll. Effektiv kommunikation kan stärka ditt förhållande med kunder, anställda och affärspartner samtidigt som du säkerställer laglig efterlevnad. Dessutom kan det ge dig en konkurrensfördel och hjälpa dig att få ut det mesta av din marknadsföring.
Betydelsen av extern kommunikation i en organisation bör inte underskattas. Som chef eller företagsägare måste du kunna vidarebefordra ditt budskap till målgruppen såväl som till investerare, aktieägare, leverantörer och potentiella partners. Levande händelser, till exempel, ger dig chansen att fånga uppmärksamheten hos dina framtidsutsikter eller säkra finansiering för ditt lilla företag. Ett väl genomtänkt tal eller en engagerande produktpresentation kan öka ditt rykte och generera försäljning. Intervjuer och pressmeddelanden gör att du kan informera kunder och investerare om dina senaste projekt. Du kan till exempel prata om ditt nya samarbete med ett varumärke eller om en ny produktlinje som kommer att störa branschen. Om du kommunicerar tydligt och levererar verkligt värde genererar du buzz runt ditt varumärke.
Intern kommunikation är också viktigt. Nästan hälften av medarbetarna lämnar sällan eller aldrig ett möte och vet vad de ska göra nästa. Faktum är att 21 procent av professionella inte har en formell plan för intern kommunikation. Om du misslyckas med att tydligt ange syfte och mål för ett möte kan du skapa förvirring och konflikter på arbetsplatsen.
Ledare som är goda kommunikatörer kan öka medarbetarnas moral, minska omsättningsgraden och öka produktiviteten i organisationen. De har också ett starkare band med sina lag och upplever färre konflikter. Vidare säkerställer effektiv intern kommunikation att dina anställda förstår sina roller och deras bidrag till företagets tillväxt och framgång.
