Det är ingen tvekan om att tekniska framsteg - särskilt när det gäller Internet - har gjort det enklare och snabbare att utbyta information med individer över hela världen. Tyvärr har det också kommit till priset för att låta traditionella sociala nåd och god dom falla av vägen i vår skynda för att göra vänner, lägga upp idéer eller försegla en viktig affär. Här är vad du behöver veta om att använda e-post klokt i både ditt personliga och professionella liv.
Monster i Cyber Space
Internet har fött en ondskyndig ny ras av skurkar som faller i två kategorier - de som vill skada din dator och de som vill skada dig. De som vill förstöra alla data på ditt system gör det genom snabbverkande virus som är fästade på e-postmeddelanden som antingen frestar dig med en spännande krok i ämnesraden ("Grattis! Du har just vunnit lotteriet") eller låtsas att komma från någon du känner ("Hej! Fick du mitt meddelande om lunch nästa vecka?"). Vad som är så förskräckligt om sistnämnden är att avsändaren på ytan verkar vara legitim men när man öppnar e-postmeddelandet instrueras mottagaren att klicka på en länk som snabbt släpper loss elektronisk förstöring. E-postmeddelanden som avser att varna för problem med ett bankkonto, ett säkerhetsbrott i PayPal eller någon form av brottsutredning som kräver mottagarens omedelbara uppmärksamhet och samarbete bör alltid betraktas som misstänkt. Den andra typen av cyber skurkar lurar i chattrum, drar upp personlig information från bloggar och är en vanlig besökare på Facebook, MySpace och webbplatser som är kopplade till dating. På grund av anonymiteten som Internet ger e-postanvändare, har du ingen aning om den söta killen du har skrivit fram och tillbaka till - och närmar sig ett verkligt datum - är verkligen en Harvard-examen, arbetar för Merrill Lynch och driver en Porsche eller är en lurvig konstnär som ropar på tillitande kvinnor och är på väg att slå dig med en sobhistoria som innebär att han får tillgång till ditt hem och / eller ditt kreditkort.
Olämplig användning av kontorsutrustning
En gång i tiden antogs att de flesta anställda hade den sunda förnuftet att inte jakka på företagets telefon i timmar med sina vänner, pilferkontorstillbehör för hemmabruk eller använda Xerox-maskinen för att göra flera kopior av romanen som de kan eller kanske inte varit hemligt skrivande under arbetstiden. Det som blev problematiskt var dock att det vid tillfällen var dags att bränna någon för att stjäla en credenza eller använda portmätaren för att skicka ut räkningar för ett hemmabaserat företag. Den anklagade medarbetarens enklaste försvar var "Åh, det gjorde jag inte" t vet att jag inte fick göra det. " Detta ledde till att allt fler företag utvecklade procedurhandböcker som strikt identifierar vad som är och inte är lämpligt beteende. Internet talar självklart i många av dagens riktlinjer. Visst verkar det harmlöst nog att passera längs ett mail skämt, byta casual skvaller, eller föreslå att chefen kanske är en clueless rube. Sådana meddelanden slösar inte bara värdefull tid, men kan bli föremål för stämning om företaget någonsin är involverat i en rättegång. Vidare kan ett e-postmeddelande från partier som är okända bära ett av de nämnda virusen och sätta företaget i stor risk.
Privilegierad information
Sekretess är ofta i fara när vi väljer att kommunicera med varandra via mediet av e-post. Till skillnad från ett brev som kan låsas bort eller till och med brännas efter det att den avsedda mottagaren har läst, kan e-postkorrespondens oavsiktligt eller avsiktligt nås av en tredje part. Det här är särskilt skadligt inom arbetsbranschen om innehållet i e-postmeddelandet gäller konfidentiella uppgifter, patient- / kundrekord eller information om företagets finansiella stabilitet. Säkerheten äventyras även om en individ tillhandahåller kreditkortsinformation eller ett socialförsäkringsnummer i samband med en e-postnotat till en leverantör snarare än att mata in data via en säker webbplats.
Vardaglig konversation
Eftersom e-mail känns som ett informellt, avslappnat forum för att chatta med människor, kommer de ofta att utsträcka samma nivå av blåsig förtrogenhet till totalt främlingar och sedan undra varför de får den kalla axeln. Ett bra exempel på detta skulle vara ambitiösa författare som vill lägga sin roman på en redaktör på ett förlag. Till skillnad från de gamla dagarna när sådana platser alltid var i form av brevpapper med snigelpost tillsammans med ett självadresserat, stämplat kuvert, har många utgivare kommit att erkänna att elektroniska frågor inte bara dödar färre träd men också gör det möjligt för dem att bearbeta den skrämmande belastningen av inlägg mycket snabbare. Vad som omedelbart stänger av dem är dock det chattiga e-postmeddelandet som börjar "Hej, Emily" som om avsändaren har känt Emily i flera år. Med tanke på att hon förmodligen inte skulle känna Emily om hon passerade henne på gatan är det arrogant att anta att en e-postinledning är en omedelbar dörr till vänskap eller att avsändaren kan avslöja personlig information som ligger långt utanför gränserna för professionella protokoll. Fram till dess att mottagaren inbjuder dig att använda sitt förnamn är det alltid klokt att fel på formalitetssidan. Det är också klokt att formatera brevet på din datorskärm precis som du skulle skriva ett brev som skulle skrivas ut och skickas. Det innebär att spara freaky-tecknen och smileyikonen för vänner och familj som redan känner dig.
Stava ut i fönstret
I överensstämmelse med den informella karaktären av e-postutbyte och snabbmeddelanden verkar det ha gett många människor en ursäkt för att inte korrekturläsa innehållet i stavnings- och grammatikfel. "Åh, det är bara ett e-postmeddelande", säger de. "Det är inte som att någon verkligen bryr sig eller har tid att fånga varje liten sak." Vad de inte överväger är emellertid att e-post är en avspegling av stoltheten - eller bristen på det - att de tar sitt eget arbete. Eftersom du aldrig vet hur många personer utöver din avsedda mottagare kommer att se det, skulle det vara nödvändigt att se till att det är så felfritt som möjligt innan du trycker på skicka-knappen.
överväganden
Det är en sorglig kommentar om vårt samhälle att så många människor använder den anonyma naturen på Internet för att skicka grymma, skadliga och onda e-postmeddelanden. Att de kan adoptera "ansiktslösa" personligheter via flera e-postkonton har gett dem möjlighet att dölja sina sanna identiteter bakom falska moniker och frigöra rants att de förmodligen skulle vara förlägen att säga personligen. Det finns ett ord för det kloka om att använda e-post alls: om det inte är något du inte vill vara ägare till i en ansikte mot ansikte, borde det troligen inte gå in i ett email heller. För mer tips om e-post etikett - samt råd om att hålla dig säker i ett elektroniskt medium - besök länkarna listade i slutet av den här artikeln.
ökaraktär
Sist men inte minst har e-post påverkat vår önskan och vår förmåga att kommunicera med varandra genom faktiskt ansikte. I stället för att ordna för att träffa en vän till lunch och fånga upp, har det blivit mindre av ett besvär för att bara e-chatta. I stället för att plocka upp en telefon eller skriva ut ett gratulationskort har det blivit bekvämare att bara skicka ett e-postmeddelande. Även tackanvisningar för en gåva eller en härlig middag har blivit ersatt av snabbmeddelanden. Det som stör störst är dock att den yngre generationen har blivit bekvämare att samtala genom ett tangentbord än att interagera med andra i sociala situationer. Detta kommer i sin tur att ha en negativ inverkan på deras muntliga färdigheter, kroppsspråk och självkänsla. När allt kommer omkring, om du kan anta någon identitet du vill ha på Internet, finns det ingen anledning att jobba med att ta reda på vem du verkligen är som person.
