Vilken typ av organisation som helst är beroende av struktur, från en lokal husägareförening till ett multinationellt företag. Formelliteten av denna struktur beror på valet av sitt ledarskap. Strukturer kan variera i formalitet, med vissa grupper som inte har några regler alls och andra har allt dokumenterat och signerat av varje ny anställd. Att bestämma vilken typ av organisationsstruktur din verksamhet borde ha kan hjälpa till att känna till dina alternativ.
Formellt system vs informellt system
Ofta kommer en företags organisationsstruktur att föregripa arbetskulturen som helhet. När du beskriver din struktur under intervjuprocessen kommer du naturligtvis att locka till sig den typ av anställda som föredrar att arbeta i den typen av miljö och de arbetarna kommer att rekommendera dig till andra. En formell organisationsstruktur är en som har noggrant dokumenterade processer, från organisationsscheman som anger kommandokedjan till de arbetsbeskrivningar som är specifika för varje position.
I en informell arbetskultur kan dessa hierarkier aldrig ens diskuteras. En soloföretagare kan anställa sin första anställd utan att någonsin säga högt där den arbetstagaren kommer att passa in i företagets organisationsschema. Eftersom ännu fler anställda anställs och verksamheten växer, adresserar vissa företag aldrig officiellt dessa frågor. Naturligtvis faller många organisationer någonstans mellan dessa två ytterligheter, kanske diskuterar vilka anställda rapporterar till dem utan att någonsin skriva det skriftligt.
Fördelar med formella arbetsstrukturer
Strukturen kan hjälpa en organisation att gå smidigt, med alla medlemmar som vet exakt var de ska gå om de behöver hjälp eller har bekymmer. För ledare betyder det att kunna sätta en struktur på plats där andra chefer motiverar och hjälper medarbetare, snarare än att alla kommer till de som står överst på allt. En toppledare kan ha möten med hela ledningsgruppen och sedan få informationsfiltret ned till de anställda under dem. Detta sparar tid och pengar, så att ledare kan fokusera på mål som är specifika för att växa verksamheten.
Om du driver ett företag kan du upptäcka att en formell arbetsstruktur gör det möjligt att organisera dig bättre. Om du anger dina mål, ditt organisationsschema och dina policyer och rutiner skriftligen, kan du hitta dig att regelbundet se över dem och se till att du håller dig på rätt spår. Att ha allt dokumenterat hjälper dig också om du når ut till investerare eller begär ett banklån för att växa din verksamhet. Du måste ha det pappersarbete som behövs för att visa att ditt företag har en solid struktur på plats.
Fördelar med informella arbetsstrukturer
När man diskuterar fördelar och nackdelar med formella och informella grupper verkar begreppet flexibilitet alltid uppstå. En av de största nackdelarna med en formell arbetsstruktur är att det tenderar att lägga byråkrati på plats som kan sakta ner verksamheten. Om en anställd måste gå till en handledare med ett problem och vänta på att den ska gå upp i kedjan, går utvecklingen långsammare och verksamheten kan möta problem som ett resultat. Information kan också gå vilse som den går upp eller ner, med viktiga detaljer glömda eller snedställda.
Men den största fördelen med en informell arbetsstruktur är kanske flexibilitet. Snarare än att ha processer i sten, har din verksamhet friheten att förändras när organisationen ebbs och flödar. Detta innebär också att om du har en stor förändring, kommer ditt lag att snabbt kunna justera och fylla i dessa luckor snarare än att behöva vänta med att gå vidare tills du har justerat din företagsstruktur.
Vad är arbetskultur?
Att ställa in tonen för allt vad din verksamhet gör är dess arbetskultur. Kultur hänvisar till de grundläggande övertygelser som styr din organisation, från de beslut du fattar till den klädkod du har på plats för att dina arbetare ska följa. Om du grundade verksamheten och byggt själv, är din arbetskultur troligen en direkt återspegling av din egen personlighet och kärnvärden. När du anställer personer kan du lagra ditt lag med personer som också speglar dessa värden, oavsett om du gör det medvetet eller inte.
Även med de bästa avsikterna kommer du troligen att finna det utmanande att behålla den arbetskulturen när ditt företag växer. Det kan helt enkelt vara en person som inte passar helt ihop med resten av laget, eller det kan tyckas att du tar med dig en ny kund som lägger på den positiva, avslappnade arbetsmiljön du har jobbat så svårt att bygga. Ju mer du förstår den arbetskultur du strävar efter att behålla desto snabbare kommer du att kunna få saker tillbaka på rätt spår.
Formella arbetskulturer
Eftersom arbetskulturen är knuten till strukturen är det viktigt att diskutera fördelarna med en formell kultur. Som fler företag har drivit för informella arbetskulturer har det blivit klart att det är en inställning som inte fungerar för alla företag. Faktum är att vissa organisationer är mycket bättre anpassade till en formell struktur. Ett juridiskt eller räkenskapsföretag kan exempelvis konstatera att en formell arbetskultur är bättre passande för sina egna anställda.
Inte bara fungerar en formell arbetskultur för de anställda som föredrar strukturen, men det hjälper också företagen att locka kunder som insisterar på formella arbetskulturer. Ett företag kan också hitta det lättare att få investeringspengar när den har en mer formell inställning, eftersom fler traditionella investerare kan dras till strukturen som tillhandahålls.
Informella arbetskulturer
Under de senaste åren har företagen skiftat mot en mer informell miljö med studier kopplade till vissa arbetskulturer till förbättrad moral. En positiv arbetskultur handlar om anställdas engagemang, vilket innebär att arbetstagare ska kunna vara med och bygga och växa. Den informella kulturen går utöver vardagliga klädkoder och perkfyllda rastrum för att inkludera flexibla arbetstider och öppen dörrpolicy.
I en informell arbetskultur är medarbetarnas tillfredsställelse det översta målet, men det är viktigt att se till att denna typ av miljö passar din egen personlighet och preferenser hos de personer du anställer. Det kan innebära att du ibland behöver justera hur du arbetar eller omprövar några av dina anställningsförfaranden. Det kan hända att du lägger till några entreprenörer eller fjärrvolymer är bättre lämpad för miljön du försöker skapa. Oavsett fallet kommer en informell arbetskultur att ge dig flexibiliteten att göra dessa förändringar.
Inställningsstruktur i en informell miljö
Eliminerande struktur betyder inte att du inte ger vägledning om vad som förväntas av varje anställd eller återkoppling om hur de fungerar. En av de bästa sakerna du kan göra så långt som formell dokumentation är att använda den för att styra dina anställda. Förutom att du skriver in din HR-politik på saker som semestertid, bör du också beskriva arbetsförväntningarna för varje position för att ge dina arbetstagare vägledning om arbetsuppgifterna. Detta kommer också att ge dig en hoppningspunkt när det är dags att ge feedback om det arbete som en anställd gör.
Den feedbacken går emellertid på båda sätten. Framgångsrika företag investerar i feedbackmekanismer som gör det möjligt för anställda att låta ledare veta hur de gör. I stället för att bara vänta sig för att ta reda på om deras chefer är nöjda med sin arbetsprestation får de anställda regelbundet feedback om hur de känner till arbetskulturen och sina egna roller inom den. När deras förändringar genomförs, känner de anställda sig mer engagerade eftersom de ser att de är en del av hur organisationen går.
