Volontärer erbjuder sina tjänster till sina föredragna välgörenhetsorganisationer, kyrkor och andra organisationer gratis. Men medan volontärer ger sig fritt från sin tid vill många organisationer inte att deras volontärer måste betala för att frivilligt, eftersom de använder egen bensin och fordon för att komma till sitt frivilliga arbete och vissa kommer även att använda sina personliga fordon för att utföra arbetet. Om en organisation har råd med det, kommer det ofta att ersätta volontärer för sina resekostnader. Omsorg måste dock vidtas, för att inte skapa en skatteansvar för volontären.
Form W-9
Form W-9 är en begäran om ett skattebetalarens identifikationsnummer. I fråga om volontärer skulle detta vara deras personnummer. Den frågar också om antalet undantag som volontären har. Om organisationen kommer att erbjuda ersättningar till volontärer, måste denna blankett fyllas i. Om ersättningarna förblir obeskattade kommer informationen inte behövas förutom i organisationens bokföring för att visa vem ersättningarna betalades till.
Ersättning
För att inte betraktas som inkomst måste ersättningar vara för de faktiska resekostnaderna som kan dokumenteras enligt en ansvarsfull plan. Det innebär att frivilliga behöver lämna ut dokumentation för utgifter och att eventuella ersättningar till faktiska kostnader återbetalas. Dokumentation måste visa tid, plats, affärsform och kostnad.
Transport kostnader
Transportkostnader är för lokala resekostnader. Även om detta i allmänhet görs i en bil, kan det innefatta flygbiljett, bussbiljetter, transferkostnader och taxibilar. Också några vägtullar och parkeringsavgifter. För resor i ett personligt fordon kan det vara svårt att fastställa faktiska kostnader för saker som en oljebyte eller bensinpåfyllning. Det är lättare att ersätta volontären per mil upp till den federala standardkalkylen för återbetalning av körsträckor.
Reseavdrag
Den federala regeringen fastställer ersättningskurser för företag, välgörenhet, medicinsk möte och rörelse miles varje år baserat på kostnaderna för att driva fordon. Om volontärer ersätts mer än federal skattesats anses överskottet vara inkomst, i vilket fall informationen på formulär W-9 skulle behövas. Om volontären är ersatt till en lägre skattesats, kan volontören också hävda skillnaden mellan den faktiska ersättningsgraden och den federala skattesatsen som avdrag för federala inkomstskatter.
