Ett bra prestationshanteringssystem förbättrar företagets övergripande lönsamhet. Prestationshanteringssystemen hjälper till att skapa medarbetarnas förväntningar kring specifika roller, redogöra för resurser som finns tillgängliga för dem och tillhandahålla strukturen för anställningsbedömningar. De bästa systemen godkänns från toppledningen och anpassar sig till företagets behov. Avancerad planering kan hjälpa dig att implementera ett prestationshanteringssystem effektivt.
Få medarbetare involverade i tidig planering av ett nytt system. Ju tidigare de ingår, ju mer kommer de att köpa till processen. Plus, du kommer att se till att de mätvärden, förväntningar och incitament som underlättas av systemet ger mening till anställda. Var inte rädd för att bemanna arbetsgruppen med dina bästa opinionsledare, även den som har en negativ åsikt. Dessa människor kan vara de mest effektiva förespråkare för förändringen när de blir förlovade. Ge en workshop för arbetsgruppen, om det behövs, så att de förstår utmaningen.
Se till att beskrivningarna av arbetsansvar är korrekta och återspeglar nuvarande affärsbehov. Varje beskrivning ska innehålla specifika uppgifter, ansvarsområden, färdigheter och förväntningar på rollen. Inkludera både internt, dvs inom företaget och extern kund, förväntningar på rollen. Arbetsbeskrivningar ska tydligt definiera det värde som rollen ger till avdelningen och företaget.
Definiera standarder som avgör huruvida prestanda är över, vid eller under förväntningar. Ett sätt att göra detta är att få arbetsgruppen att skapa scenarier för varje jobb. Varje scenario kommer att bestå av olika arbetsprocesser. Hur ser exemplet på prestanda för varje scenario? Vad skulle vara oacceptabelt? Metrics hjälper till att säkerställa att standarden är mätbar. Det finns objektiva mätvärden, såsom antal och tid för att slutföra. Det kommer också att vara subjektiva mätvärden, som attityd eller kundnöjdhet. Få professionell hjälp, är nödvändig, för att avlägsna eventuell förspänning från subjektiva mätvärden.
Utforma utvärderingsverktyget. Denna uppgift kan bäst hanteras av en extern konsult som har erfarenhet av utformning av undersökningar och psykometriska instrument. Alternativt kan en personalresurspersonal kunna ge hjälp. Det är kritiskt att formuleringen uppmuntrar objektiv och ärlig bedömning utifrån positionens mål. Idealiskt bör bedömningsposter avspegla kundens eller den interna slutanvändarens röst. Vilket resultat skulle kunden vilja ha? Inkludera även en granskningsprocess. Test kör ett prov av verktyget genom faktiska slutanvändare och gör förbättringar efter behov.
Utbilda utvärderare om hur man levererar feedback och tränares prestanda. Feedback är endast effektivt om det är mottaget. Cheferna kan i hög grad öka chanserna för acceptans genom genomtänkt förberedelse och leverans av meddelandet. Spendera tid före bedömningar för att säkerställa att chefer förstår hur man hjälper medarbetare genom återkopplingsprocessen.
Uppmuntra beteenden du vill ha genom att lägga incitament på plats. Anställda gör vad de är belönade att göra. Detta behöver inte innebära en fullständig översyn av kompensationssystemet. Belöningar kan vara så små som ett offentligt erkännande. Belöningar är dock ett viktigt sätt att stärka god prestanda och hålla standarderna höga.
