Om du befinner dig att spendera timmar på att leta efter ett visst dokument eller en fil, kan det vara dags att uppdatera kontors organisationssystem. Om du har många filer och mappar kan det ta lite tid att gå igenom och organisera dem alla. Men i slutändan kommer det att vara väl värt det, för du kommer att veta exakt var du ska hitta allt. Om du känner dig överväldigad tacklar hela kontoret på en gång, försök gå igenom bara ett område om dagen tills du är klar.
Föremål du behöver
-
Inkorg / utkorg
-
filer
-
mappar
-
Etiketter
-
Arkivskåp / arkivlåda
Placera en inkorg och utkorg på ett hörn av ditt skrivbord. Håll alla utgående räkningar, meddelanden och andra objekt som ska skickas eller distribueras i utkorgen. Skicka dessa objekt dagligen. Placera inkommande filer, dokument och post i inkorgen. Också, dagligen agera på eller filera dessa saker; så blir de inte röriga.
Skapa kategorier för dina filer och mappar. Dessa varierar beroende på din typ av verksamhet. Vissa kategorier kan ha uppenbara etiketter, som kunder, skatteinformation, säljare och kommande projekt. Fokusera på att klassificera alla dina dokument i dessa stora kategorier.
Bryt upp de stora kategorierna i mindre underkategorier, om tillämpligt. Om din företagare till exempel har kunder, skapa en mapp för varje klient. Om en kunds dokument är för många för att passa in i en mapp, bryta upp den här kategorin ännu längre. Separera klientens fil i olika mappar för olika typer av dokument.
Märk alla dina filer. CNN Money rekommenderar märkning av filer enligt hur du kommer att söka efter dem. Till exempel, i stället för att märka en obskur fil "Form 27G-28A", märka den "Fakturor" eller en liknande tillämplig kategori. Detta underlättar att hitta dokument snabbt.
Placera alla dina dokument i en arkivskåp, arkivlåda eller liknande behållare. Om du har många filer, behåll de som du brukar oftast bredvid ditt skrivbord. Om du går tom för kontorsutrymme, behåll filer som du bara får använda en gång per år i ett separat förvaringsutrymme för garderoben eller i ett annat rum helt.
Håll en separat hög med dokument som är utsedda för papperskorgen när du sorterar igenom dina filer. Tidig klyvning av gamla och irrelevanta dokument är nyckeln till att upprätthålla ett organiserat kontor. Om du är osäker på om du kan skicka ett dokument, ange en mapp för eventuellt skräp och behåll dokumentet inlagdat tills du kan riva.
