Administrativ personal får aldrig ära eller berömmelse, men utan dem är arbetsplatser dömda till ineffektivitet och stagnation. Kvalitetsadministratörer gör skillnaden i hur effektivt andra gör sina jobb. De ger stöd och konfronterar den oändliga strömmen av bakom kulisserna uppgifter som gör något företag att fungera.
Vad är en administrativ assistent?
Administrativa assistenter fyller en mängd olika roller i kontorsinställningar. Deras jobb kan wade in i den personliga assistentkategorin om de är dedikerade till en verkställande eller de kan vara nyckeln till ett framgångsrikt, livligt litet kontor där de ensam hanterar samtal, pappersarbete och andra uppgifter till stöd för hela arbetskraften.
De flesta administrativa assistentjobb innebär hantering av e-post, telefonsamtal med telefonsamtal eller samtal till kunder och annan personal, skräpande pappersarbete och hantering av arkiveringssystem. Ofta kommer de att vara inblandade i ombordstigande nya anställda. De kan hantera tidtabeller för kontoret eller ledande befattningshavare, göra möten och fortsätta med kalendrar. De kommer ofta att hantera regelbundna underhållsutnämningar, till exempel att se till att vattenföretaget kommer att städa ut vattenkylaren och andra rutinmässiga sysslor.
De ändliga detaljerna av en administrativ assistent beror på företaget och de personer de arbetar för. Om de arbetar på ett kontorskontor kan de behöva arbetskunskap om redovisningsförfaranden. Om de är i ett tv-efterproducerande företag behöver de veta film- och tv-produktion. För ett reklamföretag måste de ha grundläggande kunskaper om annonsköp och hantera reklam och klienter.
Administrativa assistentjobb kan vara ett bra sätt att få en överblick över vad ett företag gör, och det är möjligt att arbeta upp till andra jobb eller få en känsla för vilka roller som passar bäst för dem. Å andra sidan finns det karriär administrativa assistenter som älskar de olika erbjudandenen och snabb takt som jobbet tar med sig till sina dagar.
Vad är administrativa assistenters uppgifter?
Det är möjligt att få ett bra administrativt assistentjobb med bara en högskoleexamen, men en del högskolor hjälper, särskilt för lediga befattningshavare. Viktigare är arbetsspecifika färdigheter, som att ha bra kommunikation både skriftligt och samtidigt som man talar eftersom så mycket e-post och telefonhantering är inblandad. Administratörer måste ofta ha bra takt och diplomati, eftersom de måste hantera irate kunder eller vara den neutrala parten mellan personal på deras kontor. Men alla sina kommunikationsförmågor kommer att vara mycket om de inte är bra lyssnare med ett huvud för detaljer.
Datorfärdigheter är ett måste, inklusive att veta hur man använder program som Microsoft Word, Excel och Outlook. Datainmatning kan vara en nödvändig uppgift, och att snabbt kunna behärska alla program som företaget använder, till exempel databashantering eller teamsamarbete, hjälper en administratör att lyckas med sin roll.
Förståelse av alla aspekter av utskick kommer vanligtvis att krävas och kan innebära att man känner till sin väg runt USPS för hantering av dagliga brev- och arbetsautomater, men också kännedom av kurirsystem som FedEx, UPS och även hur man kan kalla lokala cykelkurer.
De mindre glorious administrativa uppgifterna innebär att kontoret är välfyllt med varor. Från papper till skrivare bläck och pennor är dessa saker leveranshuvudet på ett kontor fungerar bra, och det är administratörsassistentens domän. Det handlar också om underhåll och underhåll av kontorsutrustning som kopiatorer, datorer och mer. De behöver inte nödvändigtvis fixa dessa saker, men lite problemlösning går långt, och resten av tiden kan de ringa till IT-avdelningen eller nå ut för att reparera människor.
Vilka egenskaper behöver administrativ personal?
Att ha en professionell upplevelse och utseende som möter företagets bild går långt i det här jobbet, eftersom administrativa assistenter ofta är "framsidan" för ett företag eller det första intrycket man får av en verkställande när de arbetar på dessa skrivbord.
Att vara organiserad är kritisk. Hantera alla dessa scheman, återkommande samtal, utgivande memorandum, uppdatering av kalkylblad, underhåll av arkiveringssystemet - alla kräver bra organisatoriska färdigheter och möjligheten att ständigt hålla sig på många saker. Tillhörande är naturligtvis tidskvalifikationer eftersom deadlines är konstanta, och om ett kontrakt skickas ut för sent eller ett samtal inte returneras omedelbart kan det leda till ovärderliga affärsaffärer att kollapsa.
Att vara bra på lagarbete är kritiskt, eftersom det handlar om supportpersonalroller, men det är så som att arbeta ensam. Att stanna ovanpå projekt och vara självstartare är viktigt, och det är obligatoriskt att göra det i en upptagen miljö med ständiga avbrott. Dagarna är fyllda med samtal, personer som behöver hjälp och popup-uppdrag som kräver omedelbara lösningar, men det finns fortfarande pågående projekt som alla behöver slutföra, och administratörspersonalen behöver excel på båda.
Vilka färdighetssätt är värda?
Utöver de vanliga dagliga färdigheterna som behövs för en framgångsrik karriär inom administrativt stödarbete finns det många andra färdigheter som kan skilja sig från packen och ge dem en kapp på högre betalande, mer elusiva adminjobb.
Att vara tvåspråkig eller flerspråkig är en fantastisk färdighet att ha. Att känna till spanska, tyska, kinesiska, indiska eller andra språk som är vanliga i nationella eller internationella affärer kan göra en administratör mycket värdefull, och dessa roller betalar ofta också högre.
Några andra potentiellt värdefulla färdigheter är att veta sociala media, ha grundläggande kunskaper i redovisning, vara skicklig i att skriva rapporter och analysera data och ha lite arbete med att förstå juridiska och kontraktliga förhållanden.
I slutändan bör administrativa assistenter söka jobb i karriärområden av intresse för dem. Någon som älskar lag ska arbeta i ett advokatbyrå eftersom de behöver lära sig lite om att yrket ska fungera effektivt där. På samma sätt bör en person som ogillar läkemedel inte sträva efter att arbeta på en läkarmottagning. Ju mer man vet om verksamheten som utförs på arbetsplatsen, desto mer värdefull blir de som assistent och ju högre deras chanser kommer att vara att främjas.
Vad tjänar administrativa assistenter?
Administrativa assistent jobb varierar enormt och ersättningsökningar ökar beroende på omfattningen av deras arbetsansvar, deras erfarenhet och anciennitet hos dem som de hjälper. Så, en administrativ assistent för ett litet kontor tjänar mindre än en för en höginkomst, snabb uppdelning av ett reklamhus, och de kommer båda att tjäna mindre än en verkställande administrativ personal som arbetar uteslutande för en VD.
Enligt Indeed.com, när medelvärdet av lönerna som erbjuds i arbetsuppgifter för oktober 2018, mottogs administrativa assistenter på grundnivå $13.05 per timme eller ungefär $28,000 årligen. Å andra sidan rapporterar Salary.com att en erfaren junior administrativ assistent tjänar i genomsnitt $40,588, från och med september 2018. Samma webbplats rapporterar genomsnittslönen för en VD: s administrativa assistent som $77,913, men högsta löner inklusive förmånspaket gick så högt som $95,219.
Framtiden för administrativa assistenter
Tekniken förändras snabbt, vilket gör våra liv mer produktiva, organiserade och snabba än någonsin. Man kan tro att detta hotar administrativa assistentarbeten i framtiden, men det är inte så. Faktum är att det på vissa sätt ger dem ännu fler möjligheter.
Idag är "virtuella assistenter" en stigande karriär. Möjligheten att arbeta på distans och vara i kontakt via telefon och video med sina arbetsgivare gör det möjligt för assistenter att arbeta för människor runt om i världen. Detta är en växande karriärmöjlighet för dem som vill arbeta hemifrån eller utomlands. Vissa VA arbetar direkt för företag, vissa är anställda av tredje man och många är nu egenföretagare och arbetar deltid för två eller flera arbetsgivare per vecka. Att vara en framgångsrik VA kräver ännu mer självstart och omhändertagande, eftersom arbete på distans innebär att man måste behålla motivet på egen hand.
Även i traditionella kontor har administrativa assistenter ingenting att frukta - deras jobb kommer fortsättningsvis att vara avgörande för vilken arbetsplats som helst. Vad som kan förändras är graden av datorkunskap som de förväntas ha, eftersom automatisering och digitalt beroende fortsätter att öka, så de som håller på sig med trender och tekniker kommer att ha en fördel jämfört med sina kamrater.
