Den digitala världen har förmodligen gjort kommunikation den viktigaste kompetensuppsättningen för både individer och företag. När kommunikationer faller in i ett företag, är det ofta en förutsägelse för när annan arbetsplatsdynamik kommer att följa den nedåtgående spiralen. För att behärska kommunikationen måste man förstå de grundläggande skillnaderna mellan formell och informell kommunikation, och när varje bäst tillämpas. När kommunikationen är flytande och öppen leder det ofta till ökad effektivitet, bättre relationer och större moral.
Vad är företags kommunikation?
Innan vi går in i komplexiteten hos formella och informella kommunikationsmetoder är det bra att ha en grundläggande känsla av vad som innefattar företags kommunikation.
Företagskommunikation kan vara både intern och extern. Ibland kan det handla om att utbilda anställda på varumärkesbild och hur man ska behålla och projekta varumärket genom alla sina ansträngningar. Kommunikationer används för att skapa intressentrelationer. Det är genom meddelandet att skadan styrs eller förvärras när sakerna går åt sidan. Kommunikation definierar marknadsföring, PR och extern varumärkesmedvetenhet. Det är i meddelanden och kommunikation att företag skapar ramar för var de är på väg och vilka projekt som kommer ner i rören.
Kort sagt är företagskommunikation bakom nästan alla aspekter av den moderna verksamheten. Att utmärka sig på kommunikation är ett viktigt sätt att båda medarbetarna och ledningen kan ta sina karriärer till högre höjder.
Vad är formella och informella kommunikationsmetoder?
Vilken som helst man väljer att göra något känt är en metod för kommunikation och sorten är stor. Vissa inkluderar:
- Pratar runt vattenkylaren.
- Sänder en företagsövergripande eller person-till-person-e-post.
- Bokföring till företagsforum.
- Dela i ett företagsnyhetsbrev.
- Fästa en broschyr på lunchbordet.
- Peer-to-peer-chattmeddelanden.
- Grupp- eller gruppsamtal i ett företag Slack-grupp eller Basecamp-styrelse.
- Adressera ett företags rundbord.
- Ringa ett tal vid en företags picknick.
- Någon form av textning, sociala medier och jämnvideo.
- Utfärda en intressentrapport.
Ingen av dessa metoder är ineffektiva för kommunikation. De får alla ordet ut. Frågan är, är de en lämplig metod för det meddelandet? Ännu viktigare är de olämpliga?
I vissa regioner kan textning efter timmar vara mot lagen eller ett brott mot en anställds avtalade villkor. Att älska på Facebook kan vara olämpligt för en handledare eller chef, eftersom det kan leda till outtröttlig informellitet ur arbetstiden. Från region till region och företag-till-företag presenterar dagens utbud av kommunikation en rad olika dilemma och överväganden som bör erkännas och förstås av både chefer och anställda.
Exempel på informella kommunikationsmetoder
Informell kommunikation är en kommunikationsmetod som inte följer företagskedjan eller följer etablerade bästa praxis inom företaget. Det kan innefatta skvaller, rykten, casual chatter, break-time banter och bortom. Det händer i e-postmeddelanden, via texter, på gruppmeddelanden, handskrivna anteckningar, Post-its anbringad på rapporter, telefonsamtal och även i lagbloggar. Ofta betraktas det som peer-to-peer, vilket betyder att det sällan förekommer hos personer på olika nivåer av auktoritet.
I allmänhet kan det vara impetuöst, oplanerat, ledigt och obekräftat. Det är vanligtvis inte avsett att tas som ett slutligt uttalande och förväntas ofta vara av rekordet.
Kanske säger en anställd tillfälligt: "Jag såg försäljningsrapporterna och jag tror att det betyder dåliga saker för vår arbetssäkerhet." Det här är informell kommunikation som inte på något sätt representerar företagets botten. Försäljningen kan vara nere av flera orsaker, från en stor kund som förklarar konkurs genom produktutveckling, och uppmanar till en ny lansering som kan göra gammal produkt föråldrad. För att någon ska ta en så flippig kommentar som evangeliet kan vara farligt för lagmoral. Det är viktigt att anställda förstår tillfälliga observationer som "informell kommunikation" från en person kan skada laget.
Säg att en annan anställd skickar ut en företagsomspännande text som inbjuder alla till eftermiddagsdrycker på Wanda's Watering Hole, där happy hour-drycker är billigast någonsin. Detta kan ha hänt på ett företagskonto och det kan innebära att anställda, men det är en informell och oanvänd kontorsamling. Och det här är bra lagbyggare och bör uppmuntras, men företaget bör ha policyer om hur sådana händelser är organiserade - till exempel inte via företagets e-postkonton.
Informell kommunikation kan också vara någon form av skytte brisen. Det är anställda som pratar om sin helg eller sprider nyheterna som Joyce hade sin bebis. Fotbollsbassänger, chattar om vädret, griper om parkering eller undrar högt om det nya kvartals produktutgåvor - dessa är alla informella.
När kommunikationen på arbetsplatsen är informell är det ofta inte nödvändigt att upprätthålla integritet eller förväntan om integritet.
Exempel på formella kommunikationsmetoder
När man formellt kommunicerar på arbetsplatsen finns det generellt en riktning. Det är upp och ner, uppåt, lateralt eller horisontellt. Det handlar om avdelningar och etablerade metoder. Formell kommunikation är allmänt tänkt före tid - det är ett meddelande som har blivit uppskattat och planerat sedan sprids för särskilda anställda, specifika avdelningar eller till och med företaget eller dess intressenter som helhet.
Det kan också visas i e-post eller via telefonsamtal. Men de viktigaste kriterierna för formell kommunikation är att det anses "via de korrekta kanalerna" -kommunikationen.
Ett exempel kan vara när företagets mässing utfärdar ett mail med en bilaga som formellt skrivits och förklarar varför övertid inte kan faktureras och inte kompenseras för en viss tid. Ett sådant brev har involverat ledning, redovisning och eventuellt även den juridiska avdelningen så att den skyddar företaget från alla som har missförstått brevet och försöker att fakturera obehörig övertid. Det kommer sannolikt att innebära ett "läskvitto" på ett mail som ett bevis på att varje mottagare har öppnat och läst det nämnda meddelandet.
En aktierapport för intressenter är en formell kommunikation. En anställdas granskning med en chef kan anses vara en formell kommunikation när det finns en skriftlig rapport. En video skapad av ledningen för att förklara ett projekt och tillgängligt via företagets moln är formellt, medan en videochatt är informell. Ett företags bloggpost är ett formellt sätt att få nyheter om nya produkter eller tjänster, inte bara till företagets lag utan även till både befintliga och potentiella kunder. När dåliga nyheter kommer ut om ett projekt och PR-avdelningen sätter ut bränder, är det extern formell kommunikation.
Alla dessa kommunikationsmetoder delar en stor sak gemensamt - ingen av dem är spontana. Alla kommer sannolikt att inkludera bra grammatik, kortfattat språk, branschjargong, företagsvillkor och förmodligen även branding.
Varför behöver du formella och informella kommunikationsmetoder
Kommunikation påverkar så mycket av vad som händer i våra liv. Det döljer rädslan; det inspirerar och utbildar. Det bygger relationer och kan riva dem ifrån varandra.
Företag som misslyckas med god kommunikation har ofta ett stort antal problem. Det kan göra anställda förvirrade om vilka åtgärder som ska vidtas eller hur man ska agera. Sammandrabbningar kan uppstå mellan avdelningarna. Fel händer. Tempers kan flamma. Resultaten kan vara allt från ineffektivitet till juridiska problem.
Med god kommunikation tenderar både informell och formell företagskultur att vara starkare, friskare och mer produktiv. När anställda känner att de har verktygen att kommunicera med varandra och med ledningen, har de ofta en bättre förståelse för sina roller och deras mål.
När ledningen har ett brett utbud av möjligheter att kommunicera med medarbetare skapar det bättre relationer, inspirerar större lojalitet och kan leda till ökad produktivitet övergripande.
Om kommunikation endast sker informellt eller formellt skapar det konflikter.
Exempel på blandad eller missgynnad kommunikation
Kanske hanterar ledningen aldrig med sina lag. Kanske Peter, försäljningschefen, har ingen aning om att John har blivit sjuk regelbundet senast, tack vare Johns modiga ansikte. Som ett resultat inser Peter inte att laget är stressat eftersom John har svårt att kämpa. När John informerar Peter om att han har diagnostiserats med cancer, är det en chock, för att Peter aldrig värderas att chatta runt vattenkylaren och skingrar informella e-posthanteringar. Eftersom Peter har varit så avlägsen på informell nivå, misstänker hans försäljningsavdelning honom, och de har rädsla för vad Johns cancerdiagnos innebär för Johns arbetssäkerhet och deras överhängande arbetsbelastning.
Goda chefer förstår att informell kommunikation gör relationer starkare, inte bara i slutet, men som ett moralbyggande block för hela företaget, från receptionisten till kundfordringar.
Som en flipsid, om kommunikationen bara är någonting informell, lämnar de anställda förvirrad och frustrerad. Om varje företagspolicy bara utfärdas genom spontana, reaktionära e-postblaster och aldrig utfärdats formellt som ett väl genomtänkt missiv, kan det känna att målposterna ständigt rör sig. Är det här verkligen, eller bara ett annat humör som ledningen är i?
Kanske, maj i maj, utvecklar chefen för produktutveckling företaget med ett casual-skrivet e-postmeddelande som säger: "Teamet har arbetat hårt med ett nytt gränssnitt som gör vår bokföringsprogram lättare att använda för kunder. Inte säker på namn eller utgivningsdatum, men det är definitivt i verk."
Sedan i juli kommer ett e-postmeddelande med att säga: "Vi är tillbaka till ritbordet på gränssnitt. Målet är ökad funktionalitet som leder till färre kundservice samtal."
Ändå har det inte förekommit några formella meddelanden om någonting att göra med gränssnittsredesigner. Vad ska anställda säga eller göra om gränssnittsproblem om kunder frågar? I det här fallet är det absolut nödvändigt att företaget tar det tillsammans och utfärdar en formell kommunikation som säger exakt vad utvecklingsgruppen arbetar mot, eftersom det är kritisk information för varje nivå i företaget, från budgetering till marknadsföring och avdelningar kan då utveckla en plan av åtgärder på kommande gränssnitt.
Hur man lär anställda formella och informella kommunikationsmetoder
När det gäller kommunikation finns det mer på spel än någonsin. Politiken är kritisk i företagsmiljöer, och när de läggs ut är det formellt. Skriftliga riktlinjer krävs, med förtydliga uppgifter som behövs. Kanske förtydligande kan ske genom att adressera personalen i ett möte, eller låta en Slack-kanal diskutera, men det är viktigt att det inte finns några tvetydigheter.
Bjud in anställda att engagera sig och ställa frågor om de är osäkra på något. Låt dem veta att det är bra att skicka ett mail eller annan skriftlig kommunikation om de vill ha en pappersspår på svaren. Sådan pappersspår skyddar företaget också.
Politiken bör ange var företaget står på saker som skvaller - att det kan vara skadligt och oproduktivt att alla anställda förtjänar både respekt och integritet på såväl arbetsplatsen som utanför den. Politiken bör också klargöra att medan människor är fria att använda sociala medier som privata personer, får de inte dela arbetsprodukt eller prata om företagsärenden på sina sociala kanaler.
Riktlinjer kan också klargöra huruvida det är okej att använda e-post informellt inom jobbet eller om sådana meddelanden ska vara begränsade till meddelandeprogram och liknande. De bör bestämma om det finns regler för textning eller e-post efter timmar och om anställda förväntas övervaka dessa off-site.
Det här är också där politik för flirt och trakasserier bör upprepas eftersom de alltid är informella kommunikationer som ofta stämmer överens med företagsreglerna.
I slutändan är en skriftlig handbok om kommunikation inom företaget det bästa sättet att etablera företagskommunikationskulturen. Kom ihåg att informell kommunikation är en värdefull, moralbyggande del av vilken arbetsplats som helst, och det bör tillåtas att blomstra ibland. Visst kan det gå ur hand om det är ostoppat, så företaget bör ha riktlinjer om när det är lämpligt och vad som är lämpligt att diskutera informellt. Sexuella erövringar, nej, men en bra helg i en stuga, det är bra.
I slutändan, genom att skapa en positiv, öppet kommunikativ arbetsmiljö, hittar du ditt företag en mindre stressfull och mer produktiv miljö med anställda som känner sig mer lojala och värderade på arbetsplatsen.
