I redovisning finns flera finansiella dokument som används för att spåra företagets transaktioner och övergripande ekonomisk hälsa. Den allmänna boksluten och balansräkningen är två av de centrala dokumenten i ett företags redovisningsprocess. Trots att de innehåller liknande information, är generaldirektören och balansräkningen inte densamma. Deras syfte är separat och metoderna för inspelning av information i var och en är olika.
Definition
Alla transaktioner publiceras i huvudboken från dagstidningen med hjälp av ett system med debiteringar och krediter, precis som du använder i en checklista. Det är kärnan i ditt företags finansiella register, spårar varje transaktion från den första dagen i ditt företags historia. En balansräkning noteras inte så mycket som en huvudbok. Det är en ögonblicksbild av ett företags ekonomiska hälsa när det gäller tillgångar och skulder vid en viss tidpunkt.
Strukturera
Konton i en huvudbok grupperas i fem kategorier; tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader. Det finns vanligtvis en separat sida för varje konto som spåras av huvudboken. Transaktioner spelas in i en storbokstav, eftersom de förekommer för varje konto. Till exempel skulle en betalning till en borgenär registreras under "utgifter" och samma dag om en kund betalade ut till företaget skulle det registreras under "intäkter". En balansräkning är inte indelad i separata sidor. I stället registreras totalerna för varje kategori som de står för den perioden. Till exempel skulle intäkterna per den 31 december registreras och kostnaderna skulle också summeras och registreras. Så betalningar till fordringsägare A, B och C skulle summeras, i stället för att registreras individuellt.
Ändamål
Den generella boksluten används som datakälla för andra finansiella dokument, inklusive balansräkningen. Den generella boksluten spårar transaktioner och registrerar alla uppgifter för företaget, så att andra finansiella dokument kan korrekt sammanställas. Inkonsekvenser, bokföringsfel och förluster kan spåras genom huvudboken. I balansräkningen visas den som tittar på den (till exempel en fordringsägare) vad ett företag äger och vad det är skyldigt för andra parter från och med det datum det slutförs. Balansräkningar används ofta för att bestämma om ett företag kvalificerar sig för kredit eller ett lån. Kreditgivare, investerare (potentiella och nuvarande), företagsledning, leverantörer, kunder, myndigheter och fackföreningar använder balansräkningen för att prognostisera var företaget ska vara eller hur det kommer att se ekonomiskt på vägen. För en borgenär är detta ett verktyg för att uppskatta företagets "risk" när man överväger ett lån. För företagets VD eller VD hjälper balansräkningen att avgöra om företaget har för mycket inventarier eller om det behöver öka intäkterna.
