Varje företag, oavsett branschen, har administrativa uppgifter som måste hanteras för att företaget ska kunna driva sig effektivt. Dessa uppgifter utförs ofta av en sekreterare, receptionist, administrativ assistent, verkställande assistent eller kontorchef. I mindre företag, där sådana roller inte kan existera, måste arbetstagarna samarbeta för att säkerställa att administrativa uppgifter fullbordas.
Lagring av information
Att skicka viktiga dokument på lämpliga platser i tid är en administrativ plikt som inkluderar att placera mappar i filskåp eller dokument i dokumenthanteringsprogram. Exakta arkivsystem säkerställer att anställda har tillgång till finansiella poster, kundrekord och forskning.
Hitta information
Att sköta information till kunder, chefer och medarbetare antingen online, i arkiveringssystem eller i böcker är en viktig administrativ tjänst som hjälper företag att få den information som behövs för att starta och avsluta projekt. Denna information sammanställs ofta, sammanfattas, distribueras till nödvändiga personer och presenteras i en rapport eller ett kalkylblad.
Svara på telefoner
Oavsett om du äger en reklambyrå eller en tvättmaskin, kommer kunderna att ringa in med frågor om produkter och tjänster, driftstimmar, förfrågningar om information eller med frågor om prissättning. Att svara på dessa samtal och tillgodose kundernas behov är en administrativ plikt som kan påverka ett företags framgång eller misslyckande. Ineffektiv kommunikation med potentiella kunder kan lämna ett dåligt intryck av organisationen. Det är viktigt att personen som utför denna administrativa tjänst är personlig, artig och kunnig om företaget.
Hälsning besökare
När en besökare går in på ett kontor sitter en receptionist eller sekreterare vanligtvis vid dörren för att säga "hej", välkomna besökaren till arbetsplatsen, hjälp med frågor och rikta honom till lämplig person, kontor eller division. Oavsett om det är en leveransperson som släpper ett paket eller en kund kommer in för en planerad tidpunkt, är hälsningsbesök en viktig administrativ plikt.
Köpa utrustning och tillbehör
Att hålla försörjningsrum och skåp fyllda med papper, pennor och andra kontorsmaterial är en administrativ plikt. Uppgifter som tilldelats dessa positioner innefattar att ta order från andra anställda, spåra order, sprida objekt vid ankomst och hantering av fakturor, vanligtvis i samband med finanslag.
Skapa och hantera skriftlig kommunikation
Förutom att skapa e-postmeddelanden och företagsbrev för att skapa rapporter, kalkylblad och databaser, innefattar administrativa uppgifter även att skapa och hantera distributionen av dessa skriftliga meddelanden. Huruvida denna kommunikation är för medarbetare eller klienter, är uppgifterna färdiga med hjälp av ordbehandlings- och kalkylprogram för att skapa professionella, koncisa dokument.
Mötesberedning
Att inrätta konferenslokaler och möteslokaler, göra cateringarrangemang, beställa och ställa in audiovisuell utrustning och förbereda dagordningar faller inom kategorin administrativa uppgifter. Dessa nyckeluppgifter är viktiga när företag har konferenser eller klientmöten vid eller från kontoret.
