Företagen får ofta förfrågningar om välgörande donationer, och många företag har små budgetar för sådana donationer. Om du är värd för en tyst auktion måste du göra ett tvingande fall för varför din organisation är värd för företagets tid, ansträngning och förlorad kostnad. Ett brev som förklarar din grupp och dess betydelse fullt ut är en början. Ett väl genomtänkt brev är nyckeln till att övertyga ett företag att donera till ditt evenemang.
Öppna med en viss hälsning till företagets ägare. Det är bäst att undvika allmänna hälsningar som "Kära herre".
Ange att du skriver på uppdrag av din organisation och söker tysta auktionsobjekt för en viss händelse. Till exempel, "Jag är en volontär med Kids Charity och jag skriver för att fråga om du är intresserad av att donera en vara eller tjänst för vår kommande tysta auktion, som kommer att äga rum vid vår årliga insamlingsgala den 15 oktober."
Ge en kort diskussion om din organisation och dess betydelse i samhället. Nämn de populationer du tjänar och hur din organisations arbete hjälper dessa befolkningar.
Prata om hur den tysta auktionen är en viktig del av dina årliga insamlingsinsatser för att bättre kunna tjäna befolkningen. Nämna tidigare framgångar om du har höll händelsen tidigare. Inkludera en rad som tackar företagets ägare för hans tidigare stöd av din tysta auktion, om tillämpligt.
Skriv att du är tacksam för något föremål eller tjänst som företaget skulle vara generöst nog att erbjuda, och nämna företaget med namnet i detta uttalande. Lägg till att du kan hämta upp donationen, vilket tar bort företagets ägare.
Prata om vad du kan erbjuda företaget i gengäld. Till exempel lova gratis annonsering genom att inkludera verksamheten på en lista över sponsorer. Skriv att donationen är avdragsgill, om det gäller din välgörenhet eller grupp. Nämn att, genom att delta, kommer verksamheten att få gemenskapsexponering från det stora antalet deltagare. Erbjud en gratis biljett till evenemanget till företagets ägare också.
Tillsammans tackar företagets ägare för sin tid och listar dina kontaktuppgifter för donationen. Löftet att följa upp med företagsägaren också.
Skriv brevet på officiell organisation brevpapper.
