Inom varje steg i orderprocessen finns det möjlighet att ett orderfel eller problem kan uppstå.Några av dessa problem är interna, orsakade av anställda, system och processer. Vissa av dem är externa, orsakade av kunder, säljare och andra externa krafter som väderförhållanden. De flesta företag spårar och analyserar orderbehandlingsproblem så att de kan hitta sätt att förhindra dem i framtiden. Beställningsproblem är kostsamma och påverkar kundnöjdheten negativt.
Kundfel
Orderbehandling börjar med en kund som lägger order för en produkt eller tjänst. Under denna process kan kunden ange fel produktnummer, kvantitet, leveransadress eller faktureringsinformation. Felet kan vara muntligt, skriftligt eller elektroniskt, via online orderingång.
Förfrågan
Det finns tillfällen då en kund är osäker på vilken typ av produkt eller tjänst som kommer att uppfylla hennes behov och kommer att kontakta en kundserviceavdelning för råd. Under denna informationsutbyte kan problem uppstå. Kunden får inte kommunicera tydligt eller den anställde som tar emot utredningen kan vara ny eller dåligt utbildad. Dessa problem kan leda till att en kund får en produkt eller tjänst som inte kan uppfylla sina behov.
Orderläggning
Beställningsrepresentanter tar verbala, skriftliga och elektroniska order från kunder och anger informationen i ett orderbehandlingssystem. Under inmatningsprocessen kan de lägga in felaktig produkt-, service-, kund- eller faktureringsinformation. Det kan också hända att kundserviceanställaren anger rätt information, men felaktiga informationsprocesser på grund av ett systemfel eller fel.
Uppfyllelse
Beställningar för konkreta produkter och varor sänds till ett orderuppfyllningscenter och "plockas och packas". När en beställning väljs lokaliserar en anställd de begärda objekten i ett lager, tar bort dem från lagring och lägger dem sedan till kundordern. När en beställning är packad tar en anställd de plockade föremålen och förpackar dem i en fraktlåda eller behållare. Vanliga orderplockningsproblem inkluderar att välja fel produkt, fel färg eller fel mängd. Vanliga orderpaketsproblem inkluderar missade produkter, ofullständiga beställningar eller felaktig förpackning, vilket kan leda till produktskador.
Frakt
Beställer skepp till kundlokaler via U.S.P.S. post, lastbil (kallad "ground") eller flygleverans. Vanliga problem med intern leverans är att välja felleverantör eller fel leveransprioritering (till exempel leverans nästa dag, leverans med två dagar). Vanliga externa leveransproblem inkluderar sen produktleverans, brist på produktleverans eller produktskada under leveransprocessen.
Produktkvalité
Även när orderingången och uppfyllandet är felfri kan produktkvaliteten orsaka problem. Begreppet produktkvalitet tar hänsyn till både uppfattningar och fakta. En kund får beställa en produkt som matchar de annonserade produktspecifikationerna, men ser inte ut eller utför det sätt som han förväntade sig. I andra fall är dålig produktkvalitet mer uppenbar, t.ex. när produkten bryts efter en enda användning. I båda fallen är dålig produktkvalitet ett problem, vilket vanligtvis leder till en produktbyte eller produktavkastning.
