Ett cirkulär brev används för att dela samma information med en stor publik. Det skiljer sig i avsikt från ett personligt brev, som skickar särskild information till en eller några mottagare. Cirkulära bokstäver används ofta för att meddela ny information eller för att klargöra politiken. De är något generella i ämnet, eftersom de är allmänt lästa. Att skriva ett cirkulär av något slag kräver några viktiga steg.
Känn din publik. För cirkulära bokstäver är läsaren olika, så det kan vara svårt att mäta din publiks nivå av förkunskaper eller förtrogenhet med innehållet du vill dela. Tänk dock på de flesta sannolika läsare när du skriver, så att ditt brev är användbart för de flesta.
Skilja mellan interna och externa runda bokstäver Ett internt cirkulär, även om det skickas till en stor grupp, är fortfarande begränsad till en grupp. Till exempel kan ett företag cirkulera ett internt brev till anställda om en ny företagspolicy. Däremot skulle ett externt brev vara ett brev som skickades till alla kunder eller till allmänheten.
Använd den ton och röst som är lämplig för den typ av kommunikation (intern eller extern) för vilken cirkuläret ska fungera. Till exempel skulle en sternton vara lämplig för ett cirkulärt brev till alla anställda som tar itu med tardiness eller frånvaro. En strängton skulle emellertid inte vara lämplig att använda för att ett brev skulle cirkulera till kunder.
Dela endast behörig information. Eftersom cirkulära bokstäver är avsedda för en stor publik, är de inte lämpade att avslöja konfidentiell information eller detaljer som inte är avsedda för en utbredd publik.
