Företagen är beroende av professionell och pålitlig kommunikation för att förbli lönsam och konkurrenskraftig på marknaden. Medarbetare kommunicerar med medarbetare, chefer, kunder, leverantörer, media och relevanta myndigheter, så kommunikationsnedbrytningar kan få stor betydelse. Trots negativ påverkan och professionell frustration är det avgörande att använda lämpligt språk när man reprimandar en anställd för brist på kommunikation.
Dubbelkolla
Bristande kommunikation är en av de främsta anledningarna som anges av anställda vid övergång till ett nytt jobb på grund av frustration med ledningen, så innan du utfärdar en reprimand ta dig tid att undersöka de aktuella situationerna för att avgöra om ledningen eller andra anställda deltog i kommunikationsuppdelning. Det skulle vara ett misstag att påminna en anställd för kommunikationsproblem direkt kopplade till andra arbetares handlingar.
Neutral Tone
Språk som används för att bestraffa en anställd för bristande kommunikation bör förbli neutral. När du initierar disciplinprocessen behåller du en professionell ton istället för att glida in i ilska, frustration, nedslående eller sarkasm. Detta bidrar till att underlätta en effektiv diskussion samtidigt som man undviker potentiella juridiska omständigheter om arbetstagaren tar ställning till att din anmärkning passerar acceptabla gränser.
Förklaring
Initialt språk för reprimandande kommunikationsutmanade medarbetare bör börja med att begära en förklaring ur sitt perspektiv. Med hjälp av detta inkluderande språk drar arbetstagaren in processen och ber honom att bli ansvarig för sina handlingar. En förfrågan om förklaring kan säga, "Vänligen redogör för de omständigheter som leder till din försening att kontakta vår värderade klient i tre veckor, trots hennes upprepade telefonsamtal och e-postmeddelanden."
Citing Occurrences
Undvik breda allmänna uttalanden när man reprimandar en anställd för kommunikationsproblem. Använd istället specifika exempel för att beskriva kommunikationsfördelningen från ledningens perspektiv. Du kan till exempel citera datum för oanmälda telefonsamtal och e-postmeddelanden, sena rapporter som lämnats in och specifika klagomål som inlämnats av kunder, chefer eller leverantörer. Förklara hur varje händelse resulterade i negativa effekter för verksamheten.
konsekvenser
Uttrycka besvikelsen för arbetstagarens brist på kommunikation, men håll inte på anklagelser eller kritik. Flytta direkt till de omedelbara följderna av arbetstagarens val för en effektivare reprimand. Till exempel kan du tillfälligt minska ansattes ansvar och privilegier så att hon har resurser eller motivation för att anpassa sitt beteende. När du tilldelar konsekvenser, håll fast vid disciplinära alternativ som beskrivs i din företags handbok för att undvika avgifter av orättvisa eller överdriven disciplin.
Handlingsplan
Flytta reprimand till mer positivt territorium genom att utveckla en handlingsplan tillsammans med den anställde för att ta itu med hans kommunikationsproblem. Det kan innebära att man utvecklar en plan för att svara på e-postmeddelanden inom två arbetsdagar för icke-brådskande e-post eller till vilken tid som helst förefaller rimligt för företagskulturen och industrin. Handlingsplanen bör också beskriva framtida disciplinära åtgärder som kommer att äga rum om bristen på kommunikation fortsätter.
