Gemenskapstjänsten är ädelt arbete - men det skulle ofta inte ske utan det väsentliga legwork som sker bakom kulisserna. Att organisera en community service händelse är en mångfacetterad strävan, och det är ordförandens ansvar att delta i alla detaljer. Förskottsplanering är avgörande, allt från att sätta upp mål för att delegera uppgifter. Om du adresserar en lista över komponenter före tid ökar du sannolikheten för att din händelse kommer att bli framgångsrik.
Välj en orsak. Många typer av projekt faller inom samhällstjänstområdet. Några idéer inkluderar projekt för att främja miljön, främja säkerheten, bekämpa brott eller hjälpa de hemlösa.
Tänk på den främsta anledningen till att projektet behövs. Om du planerar evenemanget på uppdrag av en organisation, ta hänsyn till om händelsen faller inom ramen för organisationens uppdrag.
Uppsatta mål. Ange projektets specifika mål och se till att de är mätbara. Mätbara mål hjälper dig att utvärdera händelsen efter det att den är över.
Design händelsen. Välj datum, tid och plats. Tänk sedan vad det skulle ta - som en intressant högtalare, mat eller en unik aktivitet - för att människor ska överväga händelsen kul och värt.
Omfattande personalbehov. Detaljspecifika uppgifter och vem ska utföra dessa uppgifter. Rekrytera volontärer för att fylla dessa positioner.
Ange nödvändiga resurser, material och förnödenheter. För budgetändamål, notera om varje objekt ska doneras eller köpas. Om du donerar, registrera det in natura värdet.
Genom antingen skriftlig kommunikation eller personliga presentationer, bjuda in potentiella partners - som möjliga evenemangsponsorer - att delta i evenemanget. Dela en övertygande historia om hur ditt projekt kommer att påverka samhället positivt. Förklara för dem vad de kan göra för att hjälpa till.
Fyll i en föreslagen budget som anger alla förväntade intäkter och kostnader. Inkorporera alla resurser, material och förnödenheter från din lista i kostnadsbudgeten. Var säker på att värdet av donerade objekt återspeglas i budgeten.
Främja evenemanget. Kommunicera händelsen genom alla möjliga medel, som nyheter, direktmeddelanden, personliga inbjudningar, affischer, webbplatsmeddelanden och genom olika sociala medier. Enkel word-of-mouth är också mycket effektiv för att få ordet ut. Var noga med att främja evenemanget till områdeskolor (om det är lämpligt) eftersom många studenter är skyldiga att utföra samhällstjänsttimmar och kan vara villiga att delta.
Utarbeta en alternativ plan om något går fel - det gör aldrig ont för att ha en Plan B. Beskriv potentiella problem (som dåligt väder) som kan hindra projektets framgångsrika genomförande. Därefter formulera lösningar på dessa problem (som att flytta händelsen inuti).
Formulera en specifik handlingsplan. Ange de specifika stegen för att projektet ska lyckas. Visa planerade datum för varje steg. Bryta steg för händelsens dag till en separat lista, eftersom det kan vara den mest detaljerade och mest refererade listan under evenemanget själv.
