Innan den första anställde anställs, bör ett företag formalisera sina policyer och förfaranden. Detta gäller för alla företag. En företags policys och förfaranden utgör något av en grund; Ju bättre politik och rutiner skrivs och ju mer inkluderande de är desto bättre kommer verksamheten att springa.
Policyfunktioner
En företags politik omfattar mer än bara de statliga och federala obligatoriska policyn som krävs enligt lag Bolagets politik belyser företagets ställning på specifika frågor, både relaterade till företagets inre arbete och mer externa arbeten. Policyn kommer att täcka företagets ståndpunkt på ledig tid, semesterdagar och helgdagar. De kommer också att indikera företagets syn på hur kunden ska behandlas, genom kundservicepolicyer och policyer för avkastning, skadade varor etc. Bolagets policy kommer att diktera hur informationen skyddas och administrativa handlingar utförs - inte själva förfarandet, men de allmänna åtgärder som företaget väljer att ta och varför.
Proceduregenskaper
Som ett komplement till politiken, som dikterar varför något är gjort, förklarar företagets rutiner hur en åtgärd görs. Detta är särskilt viktigt för stora företag. En prestationsstandard och en gemensamhet i hur arbetsuppgifterna uppnås bidrar till att utveckla en konsistens som är både lönsam, eftersom den minskar inlärningskurvan och effektiviserar uppgifterna och bidrar till medarbetarnas tillfredsställelse, eftersom prestationsstandarderna är tydligt definierade och uppgift förfarandena är konsekventa.
fördelar
Den främsta fördelen med att ha etablerade policies och förfaranden är större konsistens. Denna typ av konsistens, uppvisad internt och externt, hjälper företaget att arbeta med större effektivitet och konsistens. Konsistens bidrar vidare till kundernas uppfattning om företagets kvalitet och integritet. Denna typ av konsistens är så viktigt att det finns juridiska mandat för större företag, såsom Sarbanes-Oxley, för att garantera konsistens för intressenter. Mindre företag dra nytta av den konsistens som ges av politiken och förfarandena också. Till exempel, med konsekventa böcker är något som en potentiell investerare kommer att leta efter. Det är faktiskt inte ovanligt för en potentiell investerare eller låneofficer att begära en kopia av företagets policy och rutiner, även kallad företagshandboken eller anställningshandboken, av just den anledningen.
Handbok
Företagets handbok / anställningshandbok är en formell samling av företagets policy och rutiner. Bortsett från att handboken i många fall är den första formella korrespondens som företaget kommer att ha med en anställd, och det kan begäras av investerare, formaliserar handboken också verksamheten i verksamheten, med hänvisning till att en ny medarbetare kan gå till när det är osäker på en policy eller ett förfarande, samt att ge en rättslig grund för disciplinära åtgärder. Många rättegångar har motverkats eftersom företaget hade en anställdshandbok, som tydligt framhöll företagets policy och förfaranden.
missuppfattningar
Med det sagt är arbetstagarhandboken (och därmed den formaliserade politiken och förfarandena) inte något som bör ses som ett straffverktyg eller en rättslig skyldighet. Medan handboken tjänar dessa syften använder företagen med de bästa (läs: mest användbara) personliga handböcker handboken som ett tillfälle att bygga en grund som hjälper till att se till att alla är på samma sida, vare sig det är i själva rutinerna eller varför dessa förfaranden görs på det sättet.
