Att bryta gamla vanor eller lära sig nya är svårt för vissa människor. Detta kan vara utmanande på arbetsplatsen om anställda har haft samma rutin under en längre tid och är obekväma med vad de uppfattar som störningar --- eller till och med hot mot arbetssäkerhet. Deras vilja att anpassa sig till förändring beror i stor utsträckning på hur förändringar presenteras för dem i skriftliga policyer och förfaranden.
Bestämning om förändring är nödvändig
Ett populärt axiom föreslår om något inte är trasigt, det behöver inte fixas. På arbetsplatsen är det dock en stagnerande miljö som klibbar sig på den gamla sätten att göra saker "bara för att" kommer att falla bakom tävlingen om den inte håller sig uppdaterad med idéer, trender och tekniska framsteg som kan hjälpa det att fungera bättre. Dessa inkluderar faktorer som toppmodern utrustning, sammanslagning, outsourcing och till och med nedskärningar för att bättre hantera resurser. Innan vi lägger fram nya policyer och förfaranden är det kritiskt att bedöma hur dessa kommer att direkt och indirekt gynna företaget, hur lång tid det tar att fullständigt integrera dem i befintliga verksamheter och tankegångar, vad de föreslagna förändringarna kommer att kosta och vilka konsekvenser kommer att bli om Företaget gör ingenting alls.
Relevans och deltagande
Människor av alla åldrar tycker vanligtvis inte om att få veta vad de ska göra, speciellt om de tror att de blir beordrade att göra något utan bra skäl. Om deras åsikter om ämnet inte var förutfrågade i förväg finns det en högre sannolikhet att de kommer att lägga motstånd eftersom de anser att de befogenheter som är - om det är föräldrar, makar eller chefer --- respekterar inte dem. Om du till exempel vill att din kontorspersonal ska börja ta företagssponsorerade spanska språkkurser måste de se sambandet mellan denna nya färdighetsuppsättning och deras samspel med spansktalande kunder som senare kommer att generera mer affärer, öka företagets vinst och resulterar i höjningar, bonusar och högre provisioner. Även om det inte alltid är praktiskt eller tillrådligt att sätta varje ny regel upp till en omröstning i utskottet, leder löpande medarbetarnas feedback och idéer bättre till att cheferna kan förutse deras arbetstagares reaktioner på övergångspolitiken och förfarandena.
Levererar meddelandet
Oavsett om du introducerar en ny policy angående kontorsäkerhet eller tillhandahåller träningsmaterial om hur du använder en ny utrustning, behöver du inte bara bestämma hur informationen kommer att paketeras och spridas, men också hur effektiviteten kommer att mätas. Om det är en policyändring, måste du bestämma om det kommer att finnas i ett memoformat, kommuniceras via e-post eller åtkomst från en intern webbplats som anställda rutinmässigt söker efter företagsuppdateringar och meddelanden. Metoden du väljer beror på kontorets storlek, hur brådskande problemet är och arbetarnas förmåga att ta ansvar. Om det är ett procedurdokument måste du bestämma om det kommer att vara text-bara, text med grafik eller text med fotografier. Tillvägagångssättet du väljer kommer att baseras på uppgifternas och materialets komplexitet samt målläsarens intellekt. Mätningen av den nya politiken eller processens framgång kommer att vara kvantitativ eller kvalitativ baserad på kvartalsvisa steg. En ny regel kan också provas ut på pilotprogram eller delas in i mindre segment för att gradvis underlätta arbetarna i en annan rutin, i motsats till en radikal förändring som sker över natten. Exempel: Övergången till ett "papperslösa kontor" skulle börja med att arbetare lär sig att använda skanningsutrustning, minska antalet kopior som fysiskt arkiveras och eliminerar helt och hållet filskåp.
konsekvenser
När du meddelar en ny policy att "Casual Friday" avbryts för att polera företagets image, är din förväntan att anställda kommer att se mer professionella nästa fredag du ser dem. Om de fortfarande klarar av sig själv är det antingen en produkt av att de bara glömmer att den nya politiken trätt i kraft (ibland kan inlärningskurvan vara långsam) eller ett försiktigt beslut från deras sida att ignorera det. Om din skriftliga policy inte innehåller några omnämnanden om hur den nya regeln kommer att verkställas, kommer det vara svårt att få någon att ta det på allvar. Vid utarbetandet av en sektion som är relevant för konsekvenser är det viktigt att du granskar språket med en representant från HR och / eller en advokat för att säkerställa att (1) disciplinen är lämplig, (2) disciplinen överensstämmer med fackliga lagar, (3) Språket är klart och lätt att förstå och (4) Disciplinen är rimlig och kommer inte att störa arbetsflödet. Till exempel kan en anställd vara glad att läsa att "någon som bryter mot klädkoden för fredagskläder kommer att skickas hem omedelbart för att byta" (speciellt om han skulle komma iväg för en timme eller två, var precis vad han ville ändå).
