Även om ett team genomför projektets arbete smidigt, finns det behov för projektledaren att övervaka projektets framsteg när det gäller tid, kostnader, resurser och prestanda. Du uppnår detta mål genom att jämföra projektets status med den godkända arbetsplanen och budgeten. Du jämför också projektets faktiska planeringsparametrar till de som definieras i projektplanen. Därefter jämför du projektåtaganden, såsom ekonomi och andra resurser, till de som refereras i projektplanen. Du kontrollerar sedan projektets faktiska framsteg över tiden i förhållande till det som förväntas och dokumenteras i projektplanen.
Övervaka projektbudgeten
Ett projektets budget kan anges som resurser, till exempel dollar, resursveckor, arbetade timmar eller annan åtgärd. Du jämför din faktiska användning av projektresurser till det som förväntas i projektplanen. Spårning av budgeten är avgörande för att projektledaren och intressenterna innan projektet påbörjas håller med om att engagera särskilda resurser till projektet. Om projektkostnaderna börjar överstiga budgeten kan det därför innebära att det inte är en anpassning av projektets omfattning eller resurser att alla projektkrav inte kommer att uppnås.
Spåra projektets omfattning
Ett projektomfattning består av projektkrav, även kända som mål. Övervakning av projektets omfattning är kritiskt eftersom det påverkar alla andra aspekter av projektet, inklusive projektkostnader, schema och resurser. Om du till exempel har för många resurser tilldelade projektet kommer dina kostnader att vara för höga. Övervakning av projektets omfattning kommer att upphöra med omfattande kryp, vilket är tillägget av nya krav efter projektplanen är godkänd. Omfattningskryp innebär att budget, tid och resurser som tilldelas projektet kommer att vara otillräckliga.
Titta på projektschemat
En projektledare jämför ett projekts arbetsstatus rapporterat i projektschemat till det planerade schemat för att säkerställa att projektet går som förväntat. Projektschemat kan representeras som en arbetsfördelningsstruktur som både identifierar de aktiviteter som utförs enligt dagliga rapporter, milstolpeigenkänning och material och annan återkoppling samt de resurser som krävs för varje projektfas i en projektets livscykel. Med tidsplanen är det också möjligt att identifiera vilka milstolpar som har uppfyllts och vilka aktiviteter som kan kräva ytterligare resurser om de ska slutföras i tid och enligt budget.
Övervaka projektresurserna
Ett projekt resurser inkluderar människor, arbetsfaciliteter, utrustning, programvara och andra projektverktyg. Åtagandet av resurser till ett projekt återspeglas inte bara i dollar och cent, men också i möjligheten till kostnader i form av minskad tillgång till resurser för ett annat projekt. Det är viktigt att övervaka projektets framsteg delvis med tillgången på särskilda resurser vid behov, eftersom bristen på tillgängliga resurser kommer att påverka projektets schema, omfattning och kvaliteten på projektets slutprodukt.
