Att förbereda och skriva bra mötesminuter är färdigheter som alla kan förvärva med lite förberedelse och uppmärksamhet på detaljer. En opartisk och korrekt registrering av möten är ett rättsligt krav för många företag. Oavsett om du skriver några minuter för en affärs-, politisk, social eller frivillig organisation, blir protokollet en permanent del av organisationens historia. I många fall hålls minuter i åratal, årtionden och ibland århundraden.
Föremål du behöver
-
Dagordning
-
Förteckning över deltagare
-
Bandspelare
-
Anteckningsbok
Ankomma vid mötet tidigt med mötesagendan, lista över deltagare och utrustning som är nödvändig för att spela in protokollet. Välj en plats nära mötesledaren. Att sitta nära mötesinstruktören låter dig höra bättre och begära förtydliganden enkelt.
Fråga om du kan använda en bandspelare för att spela in en ljudutskrift av mötet. Om du tar anteckningar på en dator, kontrollera att den fungerar korrekt, och ha en anteckningsbok och skrivinstrument för papper som kan användas som säkerhetskopieringsmetod om datorn misslyckas.
Anteckna datum och tid mötet kallas för att beställa. Notera kärnan i tjänstemänens rapporter och kommittérapporter. Vanligtvis är fullständiga rapporter kopplade till mötesminuten. Spela in rörelser när de uppstår. Inkludera vem som introducerade varje rörelse, som utsände rörelsen och huruvida rörelsen godkändes, som är känd som "buren" eller misslyckades. Om ett agendapost är inlagt - inte agerat under mötet men hålls över för en senare tid, notera vem som introducerade rörelsen för att bordlägga föremålet och vem som utstationerade rörelsen. Rekordmeddelanden och datum för uppföljningsmöten.
Hitta eller skapa en mötesminimalsmall. Din organisation kan redan ha en mötesminimemall. Om det inte gör det kan du använda en av de många mötesminimalerna som finns tillgängliga online eller skapa din egen mall. Mallen behöver en rubrik, kropp och signaturrad. Rubriken inkluderar organisationens namn och datum, tid och plats för mötet.
Skapa mallens kropp med hjälp av mötesagendan som din guide. Inkludera följande punkter i den delen: närvarostatistik, godkännande av det senaste mötesprotokollet, tjänsteman och utskottsrapporter, gammal verksamhet, ny verksamhet, meddelanden och uppskjutningstid.
Se till att mallen innehåller signaturlinjer och datumlinjer för sekreteraren och godkännandemyndigheten.
Förbered dina minuter med mallen. Eliminera överdriven detalj. Spela in vad som bestämdes, vem ska göra åtgärden, när det är på gång och hur organisationen kommer att veta när åtgärden är klar. När du har slutfört ditt första utkast, granska mötesens ljudutskrift för att se till att du tagit allt som behövs. Ändra sedan dina minuter.
Protokoll är en rekord av åtgärder som organisationen tar. Det är inte ett register över allt som sägs, vilket är ett transkript. Håll dina minuter professionella. Ta inte med din åsikt, omdöme eller tolkning. Fraser som "uppvärmd debatt" och "utmärkt kommentar" har ingen plats i professionella mötesminuter. Ta aldrig emot rörelser som drogs tillbaka.
Fäst officer och kommitté rapporter till dina färdiga minuter. Ange önskat antal kopior. Om möjligt distribuera mötesminuten före nästa möte så att tillägg och / eller korrigeringar kan göras snabbt.
tips
-
Kontrollera deltagarna på din lista när de kommer till mötet. Spela in prestationer såväl som oro. Verifiera namn stavas rätt. Håll en säkerhetskopia av dina minuter. Var inte rädd att be om förtydligande.
