Avsaknadsåtgärder överväger oftast hur mycket tid anställda var otillgängliga för arbete i jämförelse med antalet arbetstimmar under perioden under studien. Definitionen av "otillgänglig" varierar emellertid kraftigt, och vissa företag inkluderar semester och långsiktiga löv medan andra endast räknas med oförskjutna kortsiktiga löv. Oavsett beräkningsmetoden är det ostridigt att frånvaro har en direkt inverkan på produktiviteten, helt enkelt på grund av att anställda inte är närvarande för att utföra sina uppgifter. Företagen har också teoretiserat att frånvaro utgör ett underliggande problem inom arbetsgruppen.
Ange de specifika frånvaro som du kommer att inkludera i beräkningen. Besluta huruvida du ska övervaka planerade frånvaro - till exempel semester - eller bara kortfristiga, oavsiktliga frånvaro. Bestäm om du ska inkludera långsiktiga eller skyddade löv - som de som omfattas av Family Medical Leave Act - långsiktiga funktionshinder lämnar, graviditet löv eller arbetstagare ersättning lämnar i beräkningen.
Samla in data om frånvaro från en förutbestämd period, till exempel en kalendermånad eller föregående räkenskapsår. I vissa företag borde automatiskt genererade rapporter vara tillgängliga via tid och närvaro. I mindre företag - de som inte är beroende av ett datoriserat lönesystem för att behandla frånvaro - måste du verifiera enskilda närvarokontakter med varje anställds handledare.
Beräkna det genomsnittliga antalet anställda på böckerna under den aktuella perioden. Om du till exempel granskar frånvaro för det föregående räkenskapsåret beräknar du hur många anställda som var på böckerna den första månaden varje månad. Lägg till dessa siffror ihop och dela dem med tolv - antal månader - för att få den genomsnittliga anställdas befolkning under året.
Multiplicera det genomsnittliga antalet anställda (E) med antalet tillgängliga arbetsdagar (W) eller timmar, om du föredrar att övervaka frånvaro i timvisa steg. Lägg till totalt antal dagar - eller timmar - förlorade på grund av frånvaro under den förutbestämda tidsperioden (A). Dela upp denna summa med antalet anställda multiplicerat med lediga arbetstimmar för att få den totala frånvaron, enligt följande: A / (E x W).
Utför frånvaroberäkningen för olika divisioner, exempelvis klassificeringar av anställda eller regionala kontor. Uppföljning om avviksgraden indikerar en ovanligt hög nivå av frånvaro i ett visst område.
Utför frånvaroberäkningen regelbundet och jämföra trenden mot tidigare resultat för att avgöra om det har skett en signifikant förändring.
tips
-
Ge chefer och HR-analytiker en fullständig definition av varje typ av ledighet. Detta kan hjälpa dig att få exakta uppgifter eftersom alla förstår vad som räknas.
Varning
Försök inte jämföra dina resultat med en annan organisation eller branschmedel om du inte är säker på att beräkningsmetoden och de olika typerna av tjänstledighet var samma. Annars jämför du två helt separata mätvärden och resultaten blir meningslösa.
Var medveten om att en enskild medarbetare kan markera resultatet, särskilt i en liten arbetsgrupp. Identifiera - och överväga screening - Extrema anomalier.
