Kontrollkontrollen för kontrollen för kontrollsignaler varierar mellan organisationer. Varje företag måste bestämma en sund plan för riskhantering för att eliminera potentialen för oärlighet och förhindra bedrägeri. För vissa enheter börjar processen med att beställa kontroller och sträcker sig från kontrolllagring till kravet på två signatörer eller särskilt godkännande för kontroller som överstiger ett visst belopp. Granska regelbundet reglerna så att de omfattar bästa praxis.
Skriftlig policy
Sätt in interna policyer eller kontroller skriftligt som stavat ut organisationens kontroller för kontroller från beställning och mottagning för att faktiskt signera. Designverktyg som består av dokument och poster för att registrera alla kontrollskrivningar och händelser. Se till att anläggningen har tillräcklig lagring och dataprogrammen har tillräcklig behörighetssäkerhet.
Blank Check Stock
Många organisationer har individer eller vårdnadshavare som har ansvaret att hålla kontrollbladet för blank checkstock. Processen kan innebära följande steg: Registrering av leveransdatum för tomma kontroller och ange sekvensen för de mottagna kontrollerna. Ange sakna kontrollnummer på kontrollbladet. Den person som mottar satsvis tomma kontroller måste datera och underteckna för varje försändelse. Dessutom registrerar datum och sekvens av oanvända kontroller som returneras till lagring. Verifiera den senaste kontrollen som utfärdats Detta säkerställer att kontrollsekvensen är intakt.
Oberoende kontroller och saldon
Oavhängiga kontroller och balans ger bästa praxis när det gäller interna kontroller för kontrollsignaler. Detta inkluderar att säkerställa kontrollernas belopp, försoning har rätt belopp, inklusive kontorskontroller, jämförelse av tillgångar med inspelad ansvarsskyldighet, datoriserade kontroller. Dessutom granskar hanteringen av redovisningsrapporter, såsom ålderspårbalansrapporter och andra automatiska rapporter.
Administrativa recensioner
Ibland kan det inte vara praktiskt för en organisation att dela upp uppgifterna. i det här fallet ska administratören genomföra rutinrecensioner för att säkerställa integriteten för kontrollskrivningsprocessen. Skriv endast kontroller med rätt dokumentation och se till att den som registrerar kontrollerna skickar kontrollen från kontoret. Om möjligt, returnera inte kontrollerna till den person som upprätthåller kontanta utbetalningar och leverantörsskulder. Som en fråga om politik, gör inte ut kontroller betalas till "Cash."
Separata konton
Skapa minst två separata bankkonton för ditt företag. Sätta in alla medel och kvitton i det första kontot. Överför tillräckligt med pengar till det andra kontot för att täcka de kontroller du skriver. En styrelseledamot eller annan utsedd individ bör ha tillstånd att överföra medel till kontot. Dessutom skapa ett separat konto för lön igen, överför endast det belopp som är nödvändigt för att möta lönlistan.
signaturer
Vissa styrelser kan kräva två signaturer på kontroller. Att få två signaturer kan dock vara besvärlig och kräva att tomma kontroller är undertecknade i förväg. Om politiken inte fungerar för din organisation, ändra politiken till ett krav från en signatör upp till ett visst dollarbelopp. Ställ också in en direkt insättning för anställda och använd en tredjeparts lönelsetjänst.
