Om du arbetar i affären till affärsutrymme är det sannolikt att du kommer att behöva utveckla ett företagsförslag eller förslagsbrev vid någon tidpunkt. Detta är ett dokument som används för att erbjuda dina organisations produkter eller tjänster till en utsikter baserad på definierade parametrar som omfattning, kostnad, tidslinje och budget.
Vad är ett projektförslag? Kallas också ett företagsförslag eller förslagsbrev, det här dokumentet brukar ha ett visst format med vissa krav som varierar beroende på din bransch. Huvudsyftet med ett förslagsbrev är emellertid alltid att bevisa att utsikten är hur ditt företag kan hjälpa till att lösa problemen de står inför.
Vad är ett förslag brev?
Förslagsbrev kan antingen framställas av ett företag eller komma oönskat. Anmälan kan vara så enkel som en utsikter att begära ett förslag efter ett försäljningsanrop eller vara en formell process som kallas RFP, eller begäran om förslag. Denna process involverar vanligtvis flera organisationer som skickar in konkurrensförslag för att vinna affärsutsikterna. Baserat på bransch och typ av RFP, kommer förslaget att täcka specifika krav som beskrivs av prospektet.
Vid hantering av oönskade förslag eller informella önskemål finns inga formella riktlinjer som du behöver följa. Det är dock viktigt att skapa ett dokument som svarar på de frågor du kan ha på ett tydligt och koncist sätt. Även om det inte finns några formella krav i dessa fall är det fortfarande viktigt att följa en logisk struktur och täcka de kritiska aspekterna av ditt företag och hur det löser de problem som utsikterna hanterar.
Ett företagsförslag eller förslagsbrev bör innehålla följande kriterier, oavsett bransch och process:
- Personligt brev
- Titelsida
- Innehållsförteckning
- Sammanfattning
- En översikt över det problem som utsikterna står inför
- Förslagets mål eller mål
- Vad gör din organisation kvalificerad för att hantera problemet
- Omfattning, inklusive pris och tidslinje
- Ett uppmaning till handling
- Kontakt information
Utför forskning innan du börjar ditt förslag
Innan du börjar skriva bort är det viktigt att samla all relevant information på ett ställe. Försök att ta reda på vem som ska läsa förslaget och om han är beslutsfattare. Skräddarsy ditt förslag till publiken och se till att du ger all information som de ska titta på.
Ta reda på vilken typ av smärta poäng utsikterna står inför. Fastställa hur din organisation passar bäst för att lösa sina problem jämfört med din tävling. Lista ut element som skiljer dig från liknande företag som utsikterna kan prata med.
Ta reda på om prospektet har en budget eller tidslinje i åtanke och se till att dina interna resurser är anpassade för att uppfylla dessa krav. När du väl valt vilken av dina erbjudanden som är mest användbar för din utsikter, måste du beräkna dina interna kostnader innan du citerar dem ett pris.
Ge projektets omfattning
Att beskriva projektets omfattning är en viktig del av förslaget till skrivformat. Med den här nyckelinformationen nedskrivna ger du ett försprång när du skriver ditt förslag. Ta lite tid att utarbeta nyckeluppgifterna för omfattningen. Det första elementet är att ta reda på vem som kommer att göra jobbet inom din organisation, som kommer att hantera processen och vem kommer att vara huvudkontakt för din kund.
Därefter måste du fastställa vad som behöver göras för att hjälpa kunden att hantera sina smärtpunkter. Beskriv de steg som din organisation kommer att ta och processen du ska använda för att lösa prospektets problem. Du bör också lista vilka mätvärden din organisation ska använda för att mäta framgången för resultatet.
Slutligen skissera schemat i så mycket detaljer som möjligt och ge milstolpar som ditt företag kommer att träffa för att slutföra projektet före det datum du har föreslagit. Var generös när du beräknar din tidslinje och redogör för eventuella oförutsägbara problem som kan uppstå. Det här är att ge din prognos ett realistiskt redogör för vad du kan leverera till dem.
Börja med Inledning och Executive Summary
Införandet av ditt förslag brev bör innehålla information om ditt företag och varumärke, med viss bakgrund på vem du är och vad du gör. Om du skriver förslagsbrev ofta kan du kanske utveckla boilerplate-text om ditt företag som du kan återanvända varje gång.
Sammanfattning bör innehålla de relevanta punkterna i ditt förslag. Medan du inte ska försöka sammanfatta alla aspekter av dokumentet, ska du inkludera information om varför ditt företag är rätt för jobbet och hur du hjälper till att hantera utsiktsens smärtpunkter.
Utveckla förslagets kropp
Förslagets förslag måste innehålla detaljer om det problem som din utsikter står inför. För att visa din förståelse för sina problem, gå in i deras landskaps detaljer och de svårigheter de ser dagligen. Detta bidrar till att visa din utsikter att du är väl känd på de områden som är viktiga för dem.
Beskriv målen för ditt förslag. Det här kommer i första hand att visa utsikterna att du menar att hjälpa dem med sina affärsproblem genom de produkter eller tjänster du erbjuder. Ge information om vad som gör ditt företag annorlunda än dina konkurrenter och varför du är bättre lämpad att arbeta med utsikterna än de är. Det kan innebära att du pratar om andra organisationer som du har arbetat med, visar exempel på tidigare projekt och ger detaljer om din kunskap och expertis.
Ge specifikationer och antaganden
Inkludera omfattningen som du har skisserat med specifika priser och scheman. Ditt företag kanske inte känner till alla detaljer för prospektens krav, så du kan behöva anta ett par saker, som deras interna budget och tidslinjebegränsningar. Du kan inkludera dessa antaganden inom förslaget och till och med ge några alternativ. Till exempel kan du tillhandahålla uppskattningar för en fyra veckors vändning, en sex veckors vändning och en åtta veckors vändning, med motsvarande prissättning för varje tidslinje.
Stäng med ett starkt argument
Din slutsats för förslaget bör innehålla en snabb sammanfattning av den information du har gett utsikten till. Tack för att du tar dig tid att överväga det förslag du har lagt fram och ge dem information om vad du ska göra nästa. Det är kritiskt att inkludera ett uppmaning till handling i ditt företagsförslag. Det kan innebära att du uppmanar dig att diskutera förslaget ytterligare eller skapa ett möte för att underteckna avtalet. Slutligen, ta med information om hur de kan kontakta dig, med ett par alternativ som e-post, telefon och hemsida.
Följ de bästa metoderna
För att göra ditt förslag brev mer effektivt, skicka med dig några dokumentation. Det kan innehålla fallstudier av dina tidigare kunder, testamente från glada kunder och kalkylblad med statistik som visar din framgångsgrad.
Var noga med att skriva ditt förslag på företagets brevhuvud och få det utformat av en grafisk formgivare om du har resurser tillgängliga för dig. Att uppmärksamma det visuella elementet kan hjälpa ditt företag att sticka ut från konkurrerande förslag som utsikterna kan få.
Glöm inte att följa upp
Även om det inte är direkt del av förslaget, är ett av de viktigaste inslagen att skicka ett förslag att följa upp utsikterna. Ring eller maila din prospekt efter några dagar efter att du skickat förslagets brev för att få reda på om de har några frågor eller kommentarer angående dokumentet. Erbjuda att klargöra vilka element som kan behöva ytterligare information. Genom att följa upp hjälper du att odla ett starkt förhållande med utsikterna.
