Standard operativa förfaranden är avgörande för att ett företag ska fungera smidigt och effektivt. Det säkerställer att anställda hanterar vanliga uppgifter på samma sätt och att företaget är konsekvent och korrekt. Vidare säkerställer standardprocedurerna att anställda utför sitt jobb på ett säkert och korrekt sätt. Kommunikationsförmåga krävs för att effektivt genomföra standard operativa förfaranden. Storleken på ditt företag och de förfaranden du vill genomföra kommer att avgöra hur du kommunicerar dem med dina anställda.
Utvärdera målgruppen för dessa operativa förfaranden. Om förfarandet gäller för en liten grupp människor fungerar ett gruppmöte bäst; Om de gäller hela företaget och det är ett stort företag, kan en massa e-post eller nyhetsbrev få ordet ut snabbare. Alternativt, ordna ett möte med avdelningschefer och chefer och informera dem om de nya rutinerna. Be dem informera sina grupper och avdelningar om de nya förfarandena.
Var noggrann. Förklara vad de nya driftsprocedurerna är och hur de skilde sig från de gamla. Förklara syftet med att genomföra nya förfaranden. Beskriv hur de nya rutinerna kommer att förbättra verksamheten och hur det kommer att påverka medarbetarna. Det kan till exempel ta upp mer tid eller påverka hur de gör sina jobb.
Ordna träningssessioner eller en-till-en-sessioner om förfarandena är komplicerade. Det är värt att lägga in tiden för att se till att alla förstår helt nya förfaranden.
Berätta för anställda hur man följer procedurerna, fråga inte. Låt dem veta att du eller andra chefer kommer att övervaka deras förmåga att genomföra förfarandena. Ge dem incitament för att hantera de nya rutinerna genom att påminna dem om att de nya förfarandena kommer att förbättra deras förmåga att göra sitt jobb.
Be om återkoppling om de nya förfarandena. Ofta genomförs förfaranden för att förbättra en aspekt av operationen. Ingen är mer bekant med för och nackdelar med förfarandet än de som använder det direkt. Få deras feedback för att säkerställa att förfarandet är effektivt.
Gör anvisningarna tillgängliga. Publicera förfarandena på internwebben, skicka ut e-postpåminnelser och ge en kopia till anställda.
