Enligt EPA-dokumentet "Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs)," "Utveckling och användning av SOP är en integrerad del av ett framgångsrikt kvalitetssystem eftersom det ger individer information om att utföra ett jobb korrekt och underlättar konsistens i kvalitet och integritet för en produkt eller slutresultat. " Sålunda är den korrekta förberedelsen av SOPs nyckeln till att lägga grunden för att uppnå konsekventa processer. Genom att följa några allmänna steg kan du förbereda SOP för användning inom din organisation.
Identifiera vilka förfaranden eller processer i din organisation som krävs för att kunna utföras på ett konsekvent sätt och vilka personer som är mest kvalificerade för att författar den associerade SOP. Ett team-tillvägagångssätt kan användas för att både identifiera behovet av SOP och skriva SOP.
Bestäm ett nummereringssystem för att säkerställa adekvat dokumentkontroll av dina SOP. Numreringssystemet bör vara tillräckligt flexibelt för att möjliggöra ett antal SOP och ett antal revisioner för enskilda SOP. Ha dig själv eller en tilldelad dokumentkontrollperson behåll huvudlistan så att inga dubbla nummer används.
Utveckla en SOP-mall som alla organisatoriska SOP-filer följer med hjälp av ordbehandlingsprogram. För administrativa eller programmatiska förfaranden ska mallen innehålla, åtminstone en titel sida, förfaranden (inklusive syfte, omfattning, sammanfattning, definitioner, personalkvalifikationer, själva förfarandet, checklistor och registerhantering), kvalitetskontroll och referenser. För tekniska eller laboratorieförfaranden ska mallen åtminstone innehålla alla sektioner för administrativa SOP som anges ovan förutom säkerhetsinformation, varningar, störningar, utrustning och leveranser i proceduravsnittet.
Skriv en standard operativ procedur för hur du skriver standard operativa procedurer för din organisation, känd som "SOP på SOPs". Använd den utvecklade mallen och ange dina förväntningar om hur alla SOP ska förberedas, till exempel, som identifierar behovet, vem som tilldelar numret, vilket format som ska användas och förväntningarna på vad som ska ingå i varje avsnitt.
Förbered resten av dina SOPs baserat på den metod som anges i SOP på SOPs, gör några mindre ändringar för att förbättra förberedelseprocessen när det gäller tid och kvalitet för de resulterande dokumenten.
tips
-
Titta på så många SOP-exempel som du kan innan du förbereder dina.
Varning
Se till att din SOP-mall är slutgiltig innan du skickar den. Eventuella ändringar innebär att du måste ändra varje SOP-skrift som skrivs med den mallen.
