Företagsrapporter placeras ofta i en hållbar plastbindning eller bindning med en spiral- eller kambindning för att säkerställa att de kommer att hålla upp till flera läsare. Rapportformatet som företagare använder för bundna rapporter kallas "manuskriptformat." En rapport i manuskriptformat innehåller flera sektioner: en rubrik, ett sändningsbrev, en innehållsförteckning, en sammanfattning, en introduktion, en bakgrund av problemet eller situationen, en diskussion, en lösning, en slutsats, en citerad handling, och bilagor.
Börja rapporten genom att skapa en titelsida. Titelsidan kan formateras på flera olika sätt, men den måste innehålla rubriken på rapporten, författarens namn, mottagarens namn och datum.
Skapa brev av transmittal. Även om rapporten kan ha flera mottagare adresseras sändningsbrevet till chefen för kommittén eller den högst rankade personen. Transmissionsbrevet introducerar uppdraget och täcker de viktigaste punkterna. Detta fungerar som en förhandsuppfattning för mottagaren av rapporten.
Skriv rapportens kropp, från och med introduktionen. Introduktionen beskriver syftet med rapporten, det problem som du diskuterar och omfattningen av problemet. Om till exempel rapporten är brist på parkering på din arbetsplats, skulle du beskriva parkeringsproblemet, anledningen till att ditt företag måste lösa problemet och vilka parkeringsplatser du diskuterar.
Skapa en sektion som heter bakgrund och syfte som diskuterar relevant bakgrundsinformation. Mottagaren av rapporten kanske redan är medveten om den här informationen, men inklusive den kommer att ge resten av utskottet en grundlig överblick samt visa din kunskap om ämnet. För parkeringsexemplet kan du diskutera det faktum att partierna var tillräckliga när du började, men sedan företagets sammanslagning 2004 har de nya medarbetarna haft problem med att hitta parkering.
Skriv en sektion som diskuterar olika lösningar på problemet. Ledningen kommer att vilja informeras om alla möjliga lösningar, eller alla möjliga orsaker vid en analysrapport, till problemet. Täck varje lösning eller orsaka i detalj och ge bevis för var och en.
Beskriv den bästa lösningen eller den mest troliga orsaken. Om du förespråkar en lösning, tillhandahålla en budget och en tidslinje för lösningen så att ledningen har en tydlig bild av alla pengar och arbete som är inblandade i implementeringen av lösningen. Om du beskriver en sannolikaste orsak, förklara vad det kan ta för att ta itu med orsaken.
Skriv en slutsats som sammanfattar rapporten och upprepar behovet av att genomföra din bästa lösning eller ta itu med den mest troliga orsaken. Ge åtgärdsinformation, till exempel relevanta datum för mötet för att rösta om lösningen eller annan mötesinformation.
Skapa en lista med arbeten som innehåller alla dina källor. Detta gör det möjligt för ledningen att läsa mer om problemet eller för att verifiera dina fakta.
Placera eventuella bilagor, till exempel en kopia av en undersökning eller en detaljerad schematisk rapport, i slutet av rapporten.
Skapa den sammanfattande sammanfattningen efter att rapporten har skrivits. Placera sedan sammanfattningen direkt bakom innehållsförteckningen i rapporten. Den sammanfattande sammanfattningen ska vara ungefär 1/10 av rapportens längd och bör vara en övergripande översikt över hela rapporten. Syftet med sammanfattningen är att ge en grundlig sammanfattning av hela rapporten för utskottet.
Skriv innehållsförteckningen sist, men lägg den bakom sändningsbrevet. När du är färdig med rapporten, skriv in alla huvudrubriker och underrubriker och placera dem på innehållsförteckningen tillsammans med deras sidnummer.
Binda in rapporten Om din rapport endast kommer att läsas en eller två gånger, kommer ett klart plastskydd med ett glidbindemedel att se professionellt ut och vara hållbart nog för några användningsområden. Om din rapport måste vara mer hållbar, ta den till en kopia butik och be om att få den bunden. Kopiaffären kan lägga ett högkvalitativt plastlock på rapporten och binda in det. Ett kambinder är ett lämpligt, billigt alternativ, men en spiralbindning är det mest hållbara och attraktiva valet för bara några få dollar mer.
