Begär betalning på förfallna fakturor kräver ett tillvägagångssätt som balanserar självständighet och professionalism. Håll detaljerade dokument för att göra processen enklare och spåra fakturor efter nummer och service datum. Ange dina betalningsvillkor på varje faktura, så du kan hänvisa till din företagspolicy när du gör insamlings- och uppföljningsförfrågningar.
Vänligt telefonsamtal
Ringa ett telefonsamtal för att begära betalning på en sen faktura. Detta kan vara särskilt effektivt om du har ett välbekant förhållande till kunden och antar att sen betalning var en övervakning. Till exempel, "Hej Stan, det här är Jane Smith med ABC Company. Jag vill se till att du har fakturan vi skickade dig för förra månadens försändelse. Det var daterat den 15 januari 2015. Det är 10 dagar förfallen, så jag undrar om det blev felplacerat? Jag kan skicka dig en kopia just nu om du vill."
Formellt telefonsamtal
Om du försöker få en faktura betald genom ett stort företags bokföringsavdelning eller av en obekant individ, är en mer formell ton lämplig. Identifiera dig själv, var specifik om samtalets karaktär och gör din förfrågan. "Detta är Jane Smith med ABC Company. Jag ringer med Faktura nr 1234 till dig via mail den 15 januari 2015. Fakturan är för närvarande obetald och jag ringer idag för att fråga vilken typ av betalningsarrangemang du vill göra."
Skriftlig förfrågan
På samma sätt som formella och informella telefonsamtal beror det sätt på vilket du gör en skriftlig betalningsförfrågan på typen av ditt affärsförhållande. Ett informellt e-mailmeddelande till en vanlig kund kan vara enkelt, till exempel, "Bara incheckning på din utestående faktura från förra månaden. Jag bifogar en annan kopia om du behöver den. "Det kan också vara formellt och självständigt och notera avbrottslighetens natur och konsekvenserna för fortsatt betalning. "Om det här kontot förblir obetalt längre än 30 dagar från fakturadatumet kommer du att bli föremål för 10 procent sen avgift och framtida insamlingsinsatser."
Gör betalningen lätt
När du gör din betalningsförfrågan, ge de anpassade flera alternativen för att påskynda transaktionen. Till exempel, erbjuda att acceptera betalning via ett kreditkort via telefon, kontant eller postanvisning, eller elektronisk betalning via en webbbank eller e-pay-webbplats. Be om omedelbar betalning för att undvika ytterligare förseningar. Om kunden inte kan betala, be om en delbetalning eller ett avtal att betala på ett förutbestämt framtida datum. Skriv alla avtal skriftligen.
Ta laglig handling
Din betalningsansökan kan ha större vikt om du har en advokat utkast det. Detta kan vara en ersättning när den utestående fakturabeloppet är signifikant eller är mer än 90 dagar sen. Du kan också överväga smådomstolar eller anställa en samlingsbyrå för att hjälpa till med dina ansträngningar. Låt inte obetalda konton ligga kvar i flera månader i taget. Ju längre en faktura går obetald, desto större sannolikhet kommer du inte att få betala alls.
