Ibland finns det tillfällen när man kan visualisera hur något gör det lättare att förstå. Processflödesdiagram identifierar varje steg i en process i en skriftlig form som liknar en karta. Processflödesschema kan vara särskilt användbart när organisationer vill effektivisera arbetsflödet. Flödesschemat låter beslutsfattare identifiera varje steg i processen och även se interaktionen av stegen. Processflödesschema är något som kan åstadkommas i vilken organisation som helst.
Föremål du behöver
-
Mötesrum
-
Papper
-
pennor
-
Vit kartong med markörer
-
"Skriv det typ" anteckningar
-
Ordbehandlingsprogram
-
Flödesschema programvara
Samla lagmedlemmar i ett lugnt mötesrum. Utrymmet ska vara tillräckligt stort för att lagmedlemmar ska kunna röra sig, tillräckligt avskilda, så diskussionen påverkar inte resten av kontoret och har en vit kartong för att visa processflödet som det diskuteras. Varje teammedlem bör också ha papper / penna och "post it type" anteckningar.
Informera teamet av processen att flödesplaneras. Låt teamet brainstorma alla steg i processen. Skriv stegen på vitkortet. Oroa dig inte för vilka steg som kommer först eller förra - skriv bara ned varje steg i processen. När alla steg i processen listas, kom överens med laget att varje steg har skrivits ner. Skriv varje steg ner på en enskild "post it type" -notat. Radera vit kartong.
Bestäm vilket steg som börjar processen. Stick det steget på brädet längst till vänster. Bestäm vilket steg som slutar processen. Stick det steget på höger sida av brädet. Bestäm det andra steget i processen och placera det bara till höger om steg ett. Fortsätt denna process med varje steg tills alla steg i processen placeras i sin sekventiella ordning från första steget till vänster till sista steget till höger. Denna process kommer vanligtvis att ta lite ge-och-ta bland gruppmedlemmarna för att nå överens.
Tilldela lämpliga symboler till varje steg i processen. En oval symbol används i början och slutet av processen. Skriv en oval över "post-it-typen" noten på det första och sista steget i processen. Varje efterföljande åtgärd är identifierad med torget. Varje beslut identifieras med en diamant. Kom till enighet med varje lagmedlem om vilken typ av symbol som går på vilken anteckning. När du är klar, rita linjer från varje not till nästa notering i processen.
Analysera flödesdiagrammet. De flesta processer kan göras effektivare när processen kan ses på ett diagram. Kontrollera om dubbla steg eller onödiga arbetsflödesavbrott, t.ex. godkännanden av administratörer eller onödiga omskrivningar.
Använd ordbehandlingsprogram eller flödesschema för att skapa en permanent kopia av arbetsflödesprocessen. Spara processflödesschemat som utgångspunkt för framtida processflödesförbättringar.
