Företag utfärdar debet- och kreditfakturor när de bedriver affärer med kunder. Betalningsvillkoren och krediten har olika betydelser för bokföringstransaktioner, banktransaktioner och fakturor. När ett företag utbyter en kreditfaktura eller en debiteringsfaktura måste den inse vad dessa dokument betyder.
Kreditfaktura
Säljare utfärdar kreditfakturor av olika skäl. Om en kund rapporterar ett problem med varor som den köpt, kan säljaren utfärda en kreditfaktura. Om kunden returnerar oanvänd produkt kan säljaren utfärda en kreditfaktura för det returnerade beloppet. Om kunden är missnöjd med en tjänst som tillhandahålls kan säljaren utfärda en kreditfaktura till kunden. En kreditfaktura minskar det belopp som säljaren förväntar sig att ta emot från kunden. Säljaren reducerar sina kundfordringar för kreditfakturans storlek och ökar försäljningsavkastningen och utsläppsrätterna. Köparen minskar sina betalningsbara skulder för kreditfakturans storlek och minskar hans lagervärde.
Debiteringsfaktura
Säljare debiterar fakturor av olika skäl. Om en kund saknar tidsfristen för en tidig betalningsrabatt och dras av rabatten ändå kan säljaren utfärda en debetfaktura för rabattbeloppet. Om säljaren förbetalt fraktkostnader för kunden kan säljaren utfärda en debetfaktura för dessa fraktkostnader. En debetfaktura ökar mängden pengar som säljaren förväntar sig att ta emot från kunden. Säljaren ökar sina kundfordringar för beloppet för debetfakturan och ökar intäkterna. Köparen ökar sina betalningar för beloppet för debetfakturan och ökar hans utgifter.
Fördelar med att utfärda kredit- och debiteringsfakturor
Kredit- och debetfakturor ger ett par fördelar för både köparen och säljaren. För det första ger kredit- och debetfakturor en pappersspår för transaktionen. Denna dokumentation gör det möjligt för företagets anställda och revisorer att behålla poster och granska tidigare transaktioner. Kredit- och debetfakturor skapar också en rekord mellan köparen och säljaren angående de finansiella transaktionerna mellan de två enheterna.
Nackdelar med att utfärda kredit- och debiteringsfakturor
Några nackdelar härrör från att även utfärda kredit- och debetfakturor. Varje utfärdad kredit- eller debetfaktura skapar ytterligare kostnader för säljaren. Säljaren åstadkommer papperskostnader, bläckkostnader, portokostnader och arbetskostnader för att skapa fakturorna. Ett stort antal kredit- och debetfakturor skapar också risken för förvirring för både köparen och säljaren som ett resultat av ytterligare pappersarbete.
