Ett bokföringsinformationssystem ger korrekt och aktuell ekonomisk information för intern förvaltning. Även om dessa system kan innehålla pappershandböcker och ledgers, bygger de flesta system i dagens affärsmiljö på redovisningsprogram eller applikationer. Dessa system ger finansiella eller operativa rapporter för företagare att fatta beslut. Ett redovisningssystem kan också integrera och uppfylla avdelningar och företagsövergripande mål.
Central Information Collection
Redovisningsinformationssystem samlar information för olika ändamål i ett företag. Större organisationer använder ofta detta system för att samla in och organisera finansiell och annan information från flera affärsavdelningar eller divisioner. Ett bokföringssystem kan också gynna organisationer med flera nationella eller internationella platser. Systemet möjliggör elektronisk överföring av information från många källor till en central plats där revisorer samlar och bearbetar dessa data. Vissa system kan också samla information i realtidsformat.
Kontroller och saldon
Redovisningschefer och handledare använder ett bokföringsinformationssystem för att skilja uppgifter och se till att kontroller finns på plats för olika redovisningsfunktioner. Leverantörsskulder, kundfordringar, löneavgifter, avdelnings finansiella data, anläggningstillgångar och inköp av varje arbete i separata moduler i ett avancerat redovisningssystem och kräver individuella hanteringsprocesser och förfaranden. Var och en av dessa enskilda moduler matar sammanfattad data i huvudboken men tillåter systemkontroller och balanseringar längs vägen. Rapporter kan genereras från enskilda moduler för att säkerställa noggrannhet av data innan de vidarebefordras till företagets huvudbok.
Förbättra arbetsflödet
Förbättring av arbetsflödet i enskilda avdelningar får ofta en ökning genom genomförandet av ett bokföringsinformationssystem. Avdelningar utanför redovisning måste förstå hur kritisk information behandlas via företagets interna finansiella informationssystem av olika skäl. Källdokument - som fakturor, inköpsorder, kostnadsberäkningar för anställda, tidskort för inlämning av löneavgifter, fakturor och tillgångsförvärv - måste alla hitta sin väg från upphovsmannen till bokföringsavdelningen.
Beroende på programvaran kräver redovisningssystemet en mängd information för olika delar av processen manuellt in i systemet. Detta avgör ofta arbetsflödet från andra avdelningar när det gäller att behandla finansiella data. Procedurer och processer som tydligt avgränsar den information som behövs, stegen för att bearbeta den informationen och godkännandeprocessen hjälper till att minska redundant arbete och se till att bokföringsavdelningen har nödvändiga godkännanden för att behandla finansiella data.
