Borta är de dagar då revisorer använde pappersböcker och en skarp penna för att spela in bokföringsuppgifter. Datoriserad redovisning har blivit vanligt i många företag, från Fortune 100-företag hela vägen till en-person-solopreneur-företag.
På grund av internet och tillgången på både onlinebaserade och skrivbordsbaserade system har kostnaden för bokföringsprogrammen gått ner, och vissa leverantörer erbjuder till och med kostnadsfria bokföringssystem utan kostnad. Även om dessa system kan ha vissa begränsningar, till exempel att inte kunna spåra lager, tillhandahåller de vanligtvis tillräckligt med funktionalitet för mindre eller tjänstebaserade företag som konsult och andra servicerelaterade företag.
Vad är ett datoriserat redovisningssystem?
Ett datoriserat bokföringssystem består av programvara som är utformad för att spåra alla dina företags bokföringstransaktioner, med målet att producera ekonomisk produktion för månadsrapporter, årsredovisning, skatteinformation och andra rapportkonfigurationer som används för att analysera företagets verksamhet, effektivitet och lönsamhet.
Även om kostnadsfria eller billiga online-mjukvarusystem inte erbjuder mycket anpassningsbarhet för ditt specifika företag, använder större företag ofta ett datoriserat programvarusystem för programvara som har installerats på företagets huvuddatorns servrar och gjort tillgängligt för flera användare.
Denna typ av storskalig datoriserad bokföringsprogramvara kommer ofta med en stor grad av anpassningsbarhet. Företag kan ha mjukvaran avsedd att rymma flera valutor, affärsenheter belägna i olika delar av världen och filialer i företaget som säljer olika uppsättningar produkter. Det kan också anpassas för att producera en rad finansiella rapporter som beräknar viktiga prestandamätningar specifikt inriktade på företagets bransch- och operativa riktmärken.
Vem använder datoriserade redovisningssystem?
Det verkar som om nästan alla i affärer kan använda ett datoriserat bokföringssystem dessa dagar på grund av de olika lösningarna som är tillgängliga för att passa behoven i stort sett alla storlekar och typer av företag. Till exempel har en mycket populär bokföringsprogram, Quickbooks, använts i många år av en rad företag från små till medelstora. Företaget erbjuder både online-och skrivbordsversioner av programvaran, och mjukvaran rymmer en anständig mängd anpassning till ett ganska ekonomiskt pris.
Ställa in systemet
Arbetet med att skapa ett datoriserat system för redovisning varierar beroende på storlek och struktur för ditt företag. Om du till exempel arbetar som konsult utan anställda kan du kanske börja använda en online redovisningssoftware direkt för att registrera dina timmar per klient, lagra alla dina kunders namn och adressinformation, producera fakturor och registrera betalningar från dina kunder.
Om du tillåter kunder att betala inom 30 dagar, till exempel har konton för hushållsredovisning inbyggda fordringar konto, så att du kan spela in transaktionerna och sedan se alla dina utestående betalningar från kunder, tillsammans med datumet Du har utfärdat fakturan så att du kan se din utestående fakturas ålder.
För ett företag med mer komplexa operationer, tillåter de flesta programvaror att skapa ett kontoplan med kontonummer och kategorier som är unika för ditt företag och typen av verksamhet. Detta kan hjälpa till att hålla data organiserade när du registrerar poster för vissa affärsenheter eller avdelningar, till exempel. Det skulle också ge dig möjlighet att skapa en uppsättning finansiella rapporter eller rapporter för att se lönsamheten för ditt företag per enhet eller avdelning, beroende på hur du har utformat ditt system.
Kontant kontra avräkning bokföring i systemet
Du kan registrera dina bokföringstransaktioner på antingen kontanter eller periodiseringsbasis i de flesta bokföringsprogram. Enkelt sett ligger den största skillnaden mellan kassa- och periodiseringssystemen i närvaro av kundfordringar och leverantörsskulder. Kontant- och periodiseringsräkningen skiljer sig utifrån hur du registrerar tidpunkten för dina kassaflöden från försäljning och pengar som spenderas för att betala dina utgifter.
När du betalar för saker eller betalas kontant betalas försäljningen och kostnaderna i realtid. När du använder periodiserad redovisning registrerar du försäljningen när du tjänar dem och utgifter när du ådra dem, även om du inte har mottagit försäljningsintäkterna eller betalat utgiften ännu. Till exempel, i ett periodiserat redovisningssystem, skulle du göra en post varje månad för att samla pengar på en försäkring som du måste betala i slutet av året. Du skulle spela in den här posten i ett tillgångskonto som kallas förbetald försäkring. Du skulle registrera transaktionen som om pengarna redan hade spenderats genom att sänka balansen på ditt företags kassakonto och därigenom öka saldot på ditt förbetalda försäkringskonto varje månad.
Är Skatteavkastning Kontant- eller periodiseringsgrund?
Goda skäl att använda bokföringsprogram är datainsamling och rapporteringsfunktioner. När skatttiden kommer, gör mjukvaran det mycket enklare för dig att samla dina intäkts- och kostnadsuppgifter för att exakt och effektivt slutföra ditt företags federala och statliga avkastningsuppgifter.
De bokföringsuppgifter som du använder för att fylla i din avkastning kan vara antingen kontant eller periodiserad, beroende på företagets storlek och bokföringsmetoden du har valt att använda. IRS har vissa regler som hjälper dig att bestämma om kontanter eller periodiserad redovisning passar ditt företag bäst.
Till exempel, om ditt företag tjänar mindre än 1 miljon dollar i intäkter varje år, kan du använda kontanteringsmetoden för redovisning. Om du har inventering, kräver IRS dig att använda periodiseringsprinciper för redovisning av inventeringsdelen av ditt företag specifikt. Med några undantag, om ditt företag är ett C-företag, kräver IRS att du ska använda periodiserad bokföring, så att du skulle lämna din avkastning på en periodiserad basis.
När ditt företag lämnar sin första avkastning väljer du antingen kontant eller periodiseringsmetod. IRS kräver att du väljer vilken metod som ger mest fullständig och korrekt bild av företagets intäkter och kostnader. Det kräver också att du använder samma metod från år till år. Annars blir det mycket svårt om IRS behöver jämföra dina aktuella data med dina historiska siffror. Om du bestämmer dig för att ändra din bokföringsmetod måste du använda IRS-formulär 3115 för att begära tillstånd.
Systemfunktionalitet
Datoriserad bokföringsprogramvara kan vara heltäckande, tillhandahålla bokföringsgrunderna, eller du kan använda en fulländad programvarulösning som erbjuder inte bara bokföring utan också lagerhantering, distributionsspårning, tillverkning och spårning i arbetslivet, hantering av kundrelationer, tid och projektledning och mer.
På grund av den fortsatta mjukvaruutvecklingen kan bokföringspaket göra mer av de dagliga transaktionsuppgifterna och frigöra dig för att göra annat mervärdearbete i din verksamhet.
Det lönar sig att tänka på hur du ser din företags tillväxt och se till att din bokföringsprogram är skalbar, vilket innebär att den kan rymma extra konton, extra affärsenheter och hantera ett större antal lager enheter eller binda till en streckkod från en annan part mjukvarusystem, bland annat. Om du exempelvis använder en butik, kan du få dina kassaregistreringar automatiskt registrerade i bokföringsprogrammet beroende på vilket system du väljer, med hjälp av en streckkodsläsare och kodade produktkoder för att mata in informationen i ditt system.
Accounting Software Pros
Med hjälp av bokföringsprogram erbjuder ditt företag flera fördelar. Först och främst säkerställer strukturen och disciplinen i ett datoriserat bokföringssystem att ditt företag kan producera korrekta finansiella rapporter. Detta är särskilt viktigt om ditt företag behöver tillhandahålla dessa för extern användning, till exempel bankfinansiering, eller om du behöver presentera din bokslut i enlighet med god redovisningssed.
Redovisningsprogramvara kan spara tid, speciellt om du vill skapa en budget eller prognos. Du behöver bara generera en rapport av dina historiska data och projicera den med några tweaks för att producera nästa års budget eller prognos.
Du kan också effektivisera och förbättra effektiviteten i din övergripande bokföringsprocess, särskilt om du kan korsa ut administrativa medarbetare för att hjälpa till med några av de mer rutinmässiga bokföringsuppgifterna, till exempel genom att ange räkningar till ditt betalningssystem.
När du skapar företagsfakturor lägger din bokföringsprogram automatiskt beloppen till ditt företags kundfordringsbalans. All denna funktionalitet som arbetar tillsammans inom samma redovisningsprogram reducerar fel och hjälper dig att se till att du inte släpper några transaktioner genom sprickorna.
Programhantering
Några nackdelar finns för att använda datoriserade bokföringssystem, även om de fortfarande ger större mening än att hålla dina böcker med storlekspapper och en penna. När du förstår de potentiella nackdelarna kan du vidta åtgärder för att se till att dessa problem inte blir ett problem i ditt företag. Redovisningssystem kan vara komplexa och något svårt för personal att använda. Ett justbones bokföringspaket kan vara rätt om du eller din personal inte har någon önskan eller ett krav att förstå nyanser och detaljer i redovisningen.
Om du har ett mer etablerat företag eller en med en komplex struktur som innehåller lager, pågående arbeten, flera affärsenheter och interföretagstransaktioner, till exempel, kommer ditt företag att kräva ett mycket mer komplext redovisningssystem tillsammans med mer högutbildade personal att hantera den.
Du kan ha löpande kostnader för ett bokföringssystem. Om du väljer online-versionen av Quickbooks till exempel, har du en löpande månadsavgift. Större mjukvarupaket, särskilt de som installeras på företagets server, tar ofta ut licenser. Till exempel, säg ditt företag har 10 personer som behöver komma åt ditt bokföringssystem. Programleverantören kan debitera dig antingen en engångsavgift, årlig eller månadsavgift för varje användarlicens utöver baskostnaden för inköp av program.
Som med vilken som helst programvara för något ändamål, förbättrar utvecklarna ständigt och uppdaterar programvaran så att den kan utvecklas med förändringar i databehandling eller förändringar i fältet. På grund av detta, förvänta dig att du har tillfällig driftstopp, speciellt om du använder webbaserad programvara och gör regelbundna datauppdateringar en viktig del av ditt bokföringssystem.
Gör din forskning när du väljer rätt datoriserad bokföringsprogram för ditt företag. Det är inte kul när du gör allt arbete för att implementera programvaran och ladda upp dina data, bara för att hitta efter ett år eller två att din valda programvara antingen har för få funktioner och inte kan rymma din växande verksamhet eller har för många utomstående funktioner Det gör det mer komplicerat än det behöver vara.
Kundtjänst är ett annat viktigt element, så välj ett företag som kan erbjuda dig, helst 24/7 support och en levande person att prata med snarare än bara en online kunskapsbas. Tänk också på att om du använder ett molnbaserat bokföringssystem, kan känslig finansiell information utsättas för onlinehackare, så vidta åtgärder för att säkra ditt företags internetanslutning och data.
Uppgradering av systemet
Om du startade din verksamhet med hjälp av förkortad bokföringsprogramvara, eller till och med ett manuellt bokföringssystem, kan du vid något tillfälle bestämma dig för att uppgradera din datoriserade bokföring för att få din verksamhet till nästa nivå. För att göra övergången smärtfri och sätta ditt företag upp för redovisningssucces hjälper det till att göra lite prep-arbete innan du övergår till ett nytt bokföringsprogram.
Börja med att städa upp din historiska data, för om du har bokföringsuppgifter som innehåller felaktiga, felaktiga inmatningar eller ofullständig information, kommer dessa misstag att överföras till ditt nya system och göra det svårare för dig att ha integritet i dina bokföringsböcker.
Övergång till ditt nya system i slutet av året eller åtminstone i slutet av kvartalet, så att du kan få ett rent avstängningsdatum. Detta kommer att hjälpa dig i framtiden när du behöver titta tillbaka på vissa historiska transaktioner. Titta därefter över ditt företags kontoschema för eventuella fel och lägg till eventuella nya konton efter behov. Granska din kundlista, leverantörslista, lista över anställda och andra listor i din bokföringsprogramvara som kan innehålla gamla, oanvända konton eller duplicerade poster.
Låt din revisor granska varje generaldirektörskonto på företagets försöksbalans för att verifiera att kontosaldot verkligen är korrekt. Ditt nya system kanske inte kan tillgodose detaljerna bakom dessa transaktioner, vilket betyder att om du vidarebefordrar ett kontobalans som innehåller fel, kommer du inte ha någon information i det nya systemet för att hjälpa till att lösa misstag eller felaktigheter. Slutligen samråda med din revisor eller CPA för att se om han kan granska systeminstallationen och rekommendera eventuella ändringar som kan effektivisera eller öka effektiviteten i ditt arbetsflöde.
