Kvalitetskontroller är en viktig del i att hjälpa småföretag att växa och blomstra eftersom de ger ett sätt att bedöma företagets effektivitets- och kostnadshanteringsstrategier. Huruvida revisionen fokuserar på produkter eller processer hjälper resultaten till att bestämma hur väl strategierna fungerar, identifiera den underliggande orsaken till problem och vid behov vidta korrigerande åtgärder. Att veta hur man utför en intern kvalitetsrevision är ett viktigt steg för att säkerställa framgången för ditt företag.
Preliminär granskning
Stegen du tar innan du utför en kvalitetsbedömning på plats kan bestämma revisionsens effektivitet. Processen börjar med att formulera en detaljerad granskningsplan som fungerar som färdplan för att genomföra en granskning på plats. Ange tidslinjen, omfattningen av revisionen och revisionsplatsen. Samla in och granska skriftlig dokumentation, inklusive kvalitetshanteringspolicy för produkten eller processen, standard operativa procedurer och manualer. Besluta och utveckla en preliminär lista över personliga intervjuer att genomföra under granskningen på plats. Tänk på att en preliminär lista, som typiskt innefattar avdelningschefen eller chefen och nyckelpersoner, kan expandera under den aktiva revisionsfasen.
Samla revisionsdokument
Varje revisionsgruppsledamot ska ha en kontrollcheck samt blanketter eller en bandspelare för inspelning av information under personliga intervjuer. Varje medlem bör också ha referensdokument som kopior av standard operativa förfaranden. En checklista är kritisk för inspelning av information och observationer, liksom för att du inte glömmer någonting. Medan specifika checklista objekt varierar beroende på avdelning, produkt eller process som granskas, består checklistan vanligen av avsnitt, utvärderingsobjekt inom varje avsnitt, ett betygssystem och ett utrymme för kommentarer. Vanliga avsnitt omfattar avdelningsorganisation, den fysiska arbetsmiljön, komponenter i kvalitetssystem som SOP, och prestandatestning.
Genomföra granskningen på plats
Granskningen på plats fokuserar på att samla in den information du behöver för att avgöra om avdelningen ifrågasätter kvalitetskrav och följer fastställda kvalitetskontrollförfaranden. Denna fas består av åtgärdssteg, inklusive observation, testning och genomförande av personliga intervjuer. Oftast fullgör revisionsgruppen vissa uppgifter, t.ex. prestanda- eller kvalitetsprovning och personliga intervjuer bakom kulisserna. Detta hjälper laget att undvika att avbryta den dagliga verksamheten så mycket som möjligt. Det är viktigt att förstå att det, precis som med personliga intervjuer, kan både en granskningsplan och checklista expandera i omfattning och djup utvärdering beroende på vad du upptäcker under den aktiva revisionsfasen.
Avsluta och följa upp aktiviteter
Det "riktiga" arbetet startar när den aktiva fasen av revisionen är klar. Slutfasen i en kvalitetsrevision börjar med ett möte för att granska, adressera och bestämma vilka steg som behövs för att korrigera kvalitetsproblem och problematiska områden. Skapa en förvaltningsrapport som beskriver denna information. När ägaren och cheferna slutfört granskningen av granskningsresultaten bör ett strategimöte hållas som fokuserar på att analysera och bestämma hur - och ibland huruvida - inkorporera lösningar för kvalitetsförbättringar som presenteras av revisionsgruppen.
