Att få rätt personer att visa upp till ditt affärsmöte kan göra eller bryta händelsen. När du skapar en övertygande och professionell inbjudan, övertygar du inbjudna om mötes betydelse, nödvändigheten av deras närvaro och fördelen för dem.
Personifiera inbjudan om du skickar enskilda bokstäver. Använd företagets brevhuvud eller din logotyp om du skickar förtryckta kort. För e-postinbjudningar, visa dina logotyper och webbsidor. Adressera varje person med namn och få korrespondensen från en högt uppsatt tjänsteman, komplett med signatur.
Led med en övertygande öppningsdom som förklarar vad som händer och varför personen är inbjuden att delta. Till exempel, "Din branschkompetens gör dig till en idealisk kandidat för vår nya styrkommitté. Jag skulle vilja bjuda in dig att träffa och mingla med rörelserna och shakersna i vår näringsliv vid en tillagad lunch och presentation."
Nämn mötes exklusivitet, ämnet som ska diskuteras eller dagens önskade resultat. Till exempel, "Vi har bara bjudit in ett dussin lokala lokala VD för att vara en del av denna rundabordsdiskussion. Vårt mål är att brainstorma affärsvänliga rekommendationer för att leverera till statslovgivaren nästa år om unika behov av entreprenörer i vår stat. Vi vill att din röst ska höras."
Observera gästhögtalare, måltider eller nätverksmöjligheter som kan vädja till upptagna proffs. Till exempel kommer vi att höra från lokala kandidater som kör kontor och ge en tid för Q & A. Vi kommer också att erbjuda en matbrunch och kaffebar."
Inkludera alla relevanta detaljer i mötet i en markerad eller fet avsnitt i ditt brev som står för inbjudan. Vital information som datum, tid och plats kan gå vilse i en bokstavs kropp. Sätt det i ett avsnitt för enkel hänvisning.
Begär en RSVP vid ett visst datum så att du kan planera i enlighet med detta. Ge bjudna flera sätt att bekräfta närvaro, till exempel via e-post, företagswebbplats, förtryckt kort eller telefonsamtal.
tips
-
Kolla community- och lokala företags kalendrar för motstridiga händelser innan du planerar datum och tid. Du vill inte tävla med en handelskammare, Rotary Club-evenemang eller större konferens eller mässa.
Skicka ut inbjudningarna minst en månad i förväg med påminnelse meddelar två veckor ut för att ge deltagarna tid att lägga till dig i deras schema. Om det är ett stort möte eller en konferens där människor behöver planera för resor och boende, ge minst sex månaders varsel när det är möjligt.
