Anställdas deltagande i möten är ofta viktigt för att skicka konsekventa meddelanden till företagets anställda och att dra nya och kreativa idéer från anställda. Att uppmuntra medarbetare att delta och bidra till möten är dock inte alltid en lätt uppgift, särskilt när de är frivilliga. Att ta några steg för att informera och stödja anställda, tillsammans med några underhållande aktiviteter som kastas in, kan hjälpa till i övertalningen. Med en rekord av framgångsrika möten kan du upptäcka att anställda kommer att börja volontären att komma.
Planera mötet vid en tidpunkt då de flesta anställda kommer att vara tillgängliga för att delta och på en plats som är bekvämt. Planeringskonflikter utgör ofta ett hinder för att delta i mötet. Att ta bort denna barriär och ge enkel tillgång till mötesplatsen eliminerar två anledningar som anställda kan citera för att inte gå till mötet. Om mötet inte är brådskande, planera det för en långsam årstid när anställda inte är upptagna med kunder eller projekt. På det här sättet kommer du vara mer benägna att inte bara få medarbetarnas närvaro utan deras uppmärksamhet.
Betona mötesvärdet för anställda och informera dem i förväg om ämnet. Distribuera en detaljerad agenda till alla och markera punkter som ber om inlämning av anställda. Anställda kommer sannolikt att delta i ett möte om de vet att inkomsterna kommer delvis att komma från sig själva och deras kollegor. Inkludera som tillägg till dagordningen all information som krävs för att anställda ska kunna göra effektiva bidrag.
Bygg en historia av effektiva möten som anställda tycker om att delta och under vilka deras inmatning har lyssnat på. Denna historia kommer att göra det lättare att övertyga anställda att delta i ett möte i framtiden. Lyssna på anställda under diskussioner och inkludera deras kommentarer i mötesminuten. Om förändringar har gjorts till följd av något som en anställd har föreslagit, gör det känt. Även om kommentarer från alla anställda inte används senare, erkänner den allmänna karaktären av alla bidrag i det offentligt tillgängliga protokollet så att anställda kan se att de har hörts.
Inkludera hands-on aktiviteter under möten så förändringen av takt kommer att fungera som ett incitament att delta. Om en träningspass erbjuds på en ny version av företagets programvara, fråga allmänna frågor och popkulturens triviafrågor under sessionen och erbjuda priser som godisbitar för korrekta svar. Om du föredrar att hålla på ämnet, har mötesdeltagarna delat in i grupper och jobbar med övningar som engagerar vad de lär sig. Ge priser till gruppen klar först.Var kreativ med spel och aktiviteter för att hålla folk intresserade.
Erbjuda incitament för att delta i möten, till exempel snacks och till och med dörrpriser. Ibland är linjen "förfriskningar som tillhandahålls" i en distribuerad agenda tillräckligt för att få anställda att delta i ett möte. För dem som behöver lite extra push, kan chansen att ta hem ett företags swag bara göra tricket.
