Kanske är den största utmaningen som är inblandad i att skapa en sammanfattning att hålla den kort när det finns så mycket du vill säga.Tanken bakom en sammanfattning är att inte överväldiga din läsare med detaljer utan att sälja ditt projekt eller förslag redan innan han börjar läsa den längre rapporten. Detta lägger stor vikt vid ett kort dokument, och ibland kan visuell appell räknas lika mycket som dina faktiska ord.
Bestämmer om du behöver en sammanfattning
Ditt projekt kanske inte kräver en sammanfattning alls. Om du har blivit inbjuden att lämna ett förslag kan begäran om förslag visa att en sammanfattning inte är nödvändig. Om det begär en sammanfattning kan det vara en detaljerad beskrivning av vad du borde inkludera och det kommer att göra formatering och skriva det mycket lättare.
Bestämning av längd
Innan du börjar skriva och formatera, hjälper det att få en uppfattning om hur många sidor du har till ditt förfogande för att få dina viktiga punkter över. Colorado State University rekommenderar att en sammanfattning inte får vara mer än 10 sidor eller 10 procent av hela rapporten eller förslagets längd. Men Texas A & M University rekommenderar att du inte överstiger 5 procent av ditt förslag eller rapport. Det beror i viss utsträckning på arten av ditt projekt, men räknar upp de totala sidorna i din rapport och planerar att komma in någonstans mellan 5 och 10 procent av det.
Organisera innehåll
Om du har färre än 10 sidor att arbeta med, är det viktigaste att organisera informationen för bästa möjliga effekt. Börja med en introduktion och förklara syftet med din rapport eller förslag. Flytta därifrån för att förklara ditt mål eller lösning på de frågor som tagits upp i din introduktion. Tilldela en sektion till forskningsresultat som stöder ditt mål, om det är lämpligt. Förklara hur du ska genomföra ditt projekt. Om det innebär flera steg, bryt ner dem med punktpunkter. Gör sedan dina rekommendationer och sätt ihop med en kort försäljningsskala.
Formatera innehåll
Även om längden på din sammanfattning är viktig, undvik frestelsen att lägga så många ord i dina sidor som möjligt för att driva ditt projekts mål. Lämna tillräckligt med vitt utrymme för att inte överväldiga din läsare när han först tittar på sammanfattningen - sidor ihop med ord kan vara skrämmande. Använd korta punkter uppdelade med rubriker och punktpunkter. Försök att inte inkludera mer än ett stycke i varje avsnitt. Utöver varje rubrik kan du inkludera en hänvisning till vilka sidor i din rapport som innehåller mer detaljerad information om vad som helst som det här avsnittet diskuterar. Ta med din kontaktinformation i slutet - om din läsare vill nå ut till dig direkt, vill du inte att han måste gräva igenom din rapport för denna information. Du kan centrera detta så det sticker ut.
