Kodning i redovisning är processen att tilldela siffror eller bokstäver till data för att skapa en snabbsökningsdatabas. Redovisningskoder är inte universella eftersom varje revisor, räkenskapsföretag, institution eller företag kan skapa sitt eget kodningssystem i redovisning som är skräddarsydd för sina egna organisatoriska behov. Vissa typer av kodning är enkla och raka framåt, medan andra kräver en manuell tolkning.
Mnemonisk kodning
Mnemonic kodning i bokföring använder förkortningar som står för ett helt ord. Till exempel kan "ACCT" stå för "konto", "DT" för "datum" eller "GTL" för "totalumma".
Sekventiell kodning
Också kallad seriell kodning, sekventiell kodning i bokföring använder siffror som har en i följd ordning. I en bokföringsbok kan en sekventiell kod springa ner på sidan av sidan med en på varje ny linje. Ett exempel på en sekventiell kod är 00, 01, 02, 03 och så vidare.
Hierarkisk kodning
På samma sätt som ett biblioteks Dewey Decimal Classification-system är hierarkiska koder de som en revisor kan oändligt expandera om, om det behövs, på ett strukturerat och logiskt sätt. Om en revisor vill skapa en huvudavdelning i sitt redovisningssystem skulle hon till exempel ange ett nummer med varje avsnitt som "808 tillgångar" och "809 Skulder". Om hon ville skapa underavsnitt skulle hon göra det så med hjälp av ett decimaltal som "808.01 Finansiella tillgångar". Revisorn kunde fortsätta att lägga till underavsnitt till varje underavsnitt efter behov, till exempel "808.01.001 Finansiella tillgångar för 2001-2002."
Blockkodning
I bokföring hänvisar blockkodning till siffror som en individ kan tilldela allmänna redovisningsvillkor vid bokföring. Till exempel, om en blockkod läser "5000: Fasta tillgångar, 6 000: Aktier", är det 5000 blocket uteslutande för allt som handlar om anläggningstillgångar. Eftersom dessa kodblock är 1 000 siffror i taget kan en person lägga till upp till 1000 sub-blockkoder eller underkategorier.
Fasetterad kodning
En mångfacetterad kod i redovisning är en serie grupperade nummer som representerar olika rubriker som en revisor kan använda. Om en revisor håller böckerna till en detaljhandel, kan hon till exempel ange att Facet 1 eller Grupp 1 representerar de olika avdelningarna inom affären. Facet 2 representerar de olika typerna av kostnader som affären kan medföra. och Facet 3 innehåller underkategorier av Facet 2.
Inom varje fas är en sekventiell kod som representerar ett annat objekt. I exemplet kan Facet 1 ha följande fält: 00 Online-försäljning, 01 Butikshandel och 02 Returer. Facet 2 kan innehålla följande fält: 00 Marknadsföringskostnader, 01 Kontorsmaterial och 02 Arbetskostnader. Då kan Facet 3 innehålla en serie blockkoder där siffrorna 0000 till 01000 representerar overheadkostnader, där numret 0050 representerar kostnaden för att köpa en Internetdomän. Om revisorn använde en fasetterad kod skulle därför serienummer som representerar kostnaden för att marknadsföra butiken på nätet med en ny webbplats läsa "00 00 0050." Varje avsnitt i denna kod representerar varje enskild fasett: 00 (Online Sales) 00 (Marknadsföringskostnader) 0050 (Kostnad för Internet Domän).
