Medicinska registreringssystem möjliggör för leverantörer att lagra information säkert och hämta det effektivt. Filsystem skyddar också patientidentifierbara data. Den typ av hälsoinformationssystem som en leverantör använder ofta beror på vilken typ av anläggning, dess storlek, antalet patienter det behandlar och volymen av register som den håller. Mindre anläggningar som erbjuder specialvård för färre patienter kan välja pappersrekord, medan större organisationer med flera avdelningar och platser kan använda elektroniska register. Vissa vårdgivare använder en hybrid av pappers- och elektroniska journalsystem.
Medical Records: Bra för patienten och leverantören
Medicinska journaler stödjer kvalitetsvård för patienter och hjälper till att säkerställa att de som tillhandahåller vården betalas ordentligt. Genom att dokumentera symptom, diagnoser och behandlingar kan leverantörer använda medicinska historier för att hjälpa patienterna att hålla sig frisk och återhämta sig från sjukdomar snabbare. De kan också få betalt snabbare eftersom försäkringsbolag ofta behöver bevis på kvalitetsvård.
HIPAA-standarder (Health Insurance Portability and Accountability) hjälper till att skydda din integritet genom att ge riktlinjer för vad, när och hur information om din vård kan delas. Alla medicinska leverantörer är skyldiga att följa dessa standarder, oavsett vilken typ av arkiveringssystem de använder. För att kunna dela viss information måste de erhålla ditt skriftliga samtycke och ett undertecknat formulär. Till exempel kan din närmaste granne inte ringa till din läkare och ta reda på om du är patient, än mindre varför du såg läkaren. Även din make måste ha en signerad frisättningsblankett för att kunna prata med din läkare. Försäkringsbolag har tillgång till begränsad information, till exempel försäkringskoder, men har inga andra detaljer om din vård.
Papperssystem: Organiserat Alfabetiskt eller Numeriskt
Arkiveringssystem för pappersjournaler tar upp mycket utrymme. Hyllor, skåp och lådor med färgkodade mappar är vanliga.
Dessa typer av system varierar beroende på mängden linjär arkivering inches som är tillgängliga för att lagra poster och hur poster är organiserade. Rekord är vanligtvis organiserade alfabetiskt eller numeriskt.
Numeriska arkiveringssystem inkluderar följande.
- Rak eller i följd, arkivering: Medicinska journaler lämnas in i kronologisk ordning med patientnummer (dvs. datumet i en datum-månadsårsrekord).
- Terminal siffra arkivering: Även känd som det omvända numeriska arkiveringssystemet är detta motsatsen till den raka siffran i det att posterna sorteras efter den sista siffran (dvs. året i en datum-månadsårsrekord).
Pappersmappar lagras vanligtvis bakom låsta dörrar och i låsta lådor. Kontorsarbetare spåra förfrågningar om poster och platsen för poster, till exempel genom ett utcheckningssystem som kräver att någon loggar in för en post. Endast handledare kan komma åt poster efter timmar, efter behov.
Elektroniskt arkiveringssystem: Lättare att dela
En elektronisk medicinsk post är en digital version av pappersdiagrammet som innehåller en patients historia inom en enda övning. En leverantör använder en EMR för att identifiera patienter för förebyggande besök och screening, övervaka patienternas hälsa, spåra data och förbättra vårdkvaliteten.
Med en EMR kan en användare endast få tillgång till den specifika information som behövs från posten. Om en användare exempelvis inte behöver se en fullständig patienthistorik, tillåter systemet endast tillgång till information som de behöver för att utföra sitt jobb. EMR-system använder säkerhetsåtgärder för att förhindra obehöriga användare att få tillgång till skyddad hälsoinformation, som medicinska historier. Detta bidrar till att säkerställa att HIPAA-standarderna uppfylls, samtidigt som det blir lättare att få tillgång till godkända parter.
Robusta elektroniska journaler innehåller också administrativ och faktureringsinformation. EMR kan delas mellan metoder för att förbättra vårdkvaliteten, men delning av register mellan leverantörer och anläggningar måste fortfarande ske i enlighet med HIPAA-föreskrifterna. Större mjukvaruförsäljare som Cerner, Epic, McKesson och Meditech tillhandahåller arkiveringssystem som låter användarna få tillgång till information för enskilda patienter genom att leta efter dem efter namn. Elektroniska arkiveringssystem tillåter också användarna att visa information för grupper av patienter, t.ex. att söka efter delad demografi eller medicinsk historia så att de kan förbättra hälsan hos samhällen - till exempel genom att identifiera vem som är skyldig till immuniseringar.
Hybridsystem: Kombinera elektroniska och pappersrekord
Vissa medicinska metoder använder elektroniska journaler och pappersrekord. De får skriva ut digital information, skanna pappersposter och få tillgång till information från någon typ av system, så att deras elektroniska och papperssystem är kompatibla.
Exempelvis uppdaterar vissa metoder som använder EMR-filer sina filer genom att skanna pappersinformation. Eller de kommer att skriva ut information från den elektroniska posten så att en vårdgivare kan få den på papper när han behandlar en patient.
En anläggningens policy och rutiner bör avgöra vilka delar av posten som ska vara pappersbaserade och vilka delar som lagras elektroniskt. Alla nya poster arkiveras i lämpligt format. Om en del av posten är pappersbaserad bör den referera till placeringen av den elektroniska delen.
