Företagskravsdokument förklarar vad ett företag måste göra för att lösa befintliga problem och / eller förvärva nya möjligheter. Emellertid beskriver dessa dokument inte hur man implementerar lösningen - det är ett senare steg. Affärsanalytiker utarbetar kravdokument efter omfattande forskning om företaget och dess industri. Forskningen bör omfatta omfattande kommunikation med intressenterna som är relevanta för dokumentets räckvidd.
Affärsmål
Även om knäskyddsbeskrivningen av ett företags affärsmål är "att tjäna pengar", är målen ofta mer komplexa och kvalificerade. Ett bra ställe att börja dokumentera affärsmål är att undersöka företagets uppdragsdeklaration, som ska förklara företagets kärnvärden, marknaderna där den vill konkurrera, dess ledningsfilosofi och vad den vill uppnå än att tjäna pengar. Ett uppdragsdeklaration kan till exempel indikera att ett företag vill skapa innovativa lösningar som har ett väsentligt socialt värde.
Identifiera omfattningen
Det är viktigt att identifiera omfattningen av kravdokumentet så att det tar upp ett visst problemutrymme. Dokumentsponsoring är ofta organisatorisk, vilket sätter gränser för projektets omfattning. Till exempel kan fraktavdelningen beställa ett företags kravdokument på grund av ett spirande antal kundklagomål om sena leveranser.
Fakta i konflikt med mål
Analytikerns nästa uppgift är att dokumentera fakta som strider mot affärsmålen. Antag att ett affärsmål är att vara ledande inom ett visst marknadssegment i en bransch. Om företaget skulle förlora marknadsandelar till konkurrenter i segmentet, kommer analytikern att dokumentera fakta, beskriva marknadsförlustens omfattning, erbjuda möjliga orsaker till fenomenet och identifiera ett eller flera affärsmål som inte uppfylls. För att slutföra detta avsnitt måste analytikern sammanställa en omfattande uppsättning mål / faktokonflikter, logiskt organiserad i olika kategorier inom problemområdet.
Nuvarande förfaranden
Nästa del av kraven dokumentet bör detaljera vissa aspekter av nuvarande verksamhet och politik. Det är lätt att gå överbord, så en erfaren analytiker koncentrerar sig på aktiviteter som bidrar till problemets omfattning. Exempelvis kan en analytiker beskriva hur ett företag hanterar data och varor från det att en order mottogs till sändningsdatumet. Beskrivningen ska peka på eventuella ineffektiviteter som bidrar till förseningar. Analytiker använder olika grafiska verktyg för att visa hur data, material och kostnader strömmar genom organisationen. Analytikern bör också erkänna eventuella begränsningar som påverkar nuvarande och framtida verksamhet.
Organisera för handling
Det sista avsnittet i företagskravsdokumentet visar en uppsättning mål som beskriver vad som måste uppfyllas för att avlägsna konflikterna mellan mål och verklighet. I detta skede måste analytiker motstå frestelsen att ge detaljerade råd om hur man löser problemen. Exempelvis kan analytikern lista "minska tiden för att godkänna order med 20 procent" som ett företagsbehov, men inte "installera nytt ordersystem." Analytikern bör sammanställa en lista och diagram över de avdelningar och förfaranden som företagskraven kommer att påverka. Dokumentet bör också innehålla ett schema och en budget för att specificera detaljerade lösningar. Senare kommer projektdesigndokumentet att erbjuda ett sätt att uppfylla kraven. Innan detta kan inträffa måste projektsponsor och andra intressenter godkänna eller ändra företagskraven.
